Poradnik VAT nr 11 (419) z dnia 10.06.2016

Refakturowanie kosztów biletu kolejowego na zagraniczną firmę

Dokonaliśmy zakupu biletów kolejowych na trasie Bydgoszcz-Berlin dla naszego pracownika, który odbędzie podróż służbową do Niemiec. Pracownik wyjeżdża na życzenie podatnika niemieckiego, w ramach zawartej umowy o współpracy. Czy możemy refakturować na zagraniczną firmę koszt biletu kolejowego? Czy mamy prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupu tego biletu?

W art. 8 ust. 2a ustawy o VAT określono, iż w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Czynność tę uznaje się więc za świadczenie usług, które podlega opodatkowaniu VAT.

Refakturowanie jest rozumiane jako ponowienie czynności fakturowania, czyli ponowienie czynności dokumentowania sprzedaży. W rezultacie ostateczne obciążenie spoczywa nie na pierwotnym nabywcy usługi, lecz na jej rzeczywistym konsumencie. Jest to więc pewnego rodzaju odsprzedaż usług, w sytuacji gdy jeden z podmiotów nabywa daną usługę i następnie ją sprzedaje, przy czym sprzedawca nie jest bezpośrednim usługodawcą.

Podatnik refakturujący usługę powinien przepisać wszystkie dane dotyczące tej usługi wymienione w fakturze pierwotnej będącej podstawą refakturowania, a więc: przedmiot sprzedaży (nazwę usługi), ceny jednostkowe, wartość sprzedaży netto i brutto, a także kwotę należności.

Problem przy refakturowaniu w obrocie z zagranicą polega na tym, że zmianie może ulec miejsce świadczenia usługi i wówczas stawka podatku VAT zastosowana przy refakturowaniu będzie inna niż na fakturze pierwotnej, ewentualnie podatek VAT może nie wystąpić w ogóle.

Miejsce świadczenia usług transportowych określane jest w zależności od tego, czy usługi te świadczone są na rzecz podatników, czy też na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, a także od rodzaju transportu.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 28f ustawy o VAT, usługa transportu osób opodatkowana jest w miejscu, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości.

Miejscem świadczenia usługi transportowej jest zatem miejsce, gdzie odbywa się transport. Nie ma przy tym znaczenia, kto zleca wykonanie usługi, a także czas jej wykonywania.

W przypadku transportu osób, przewoźnik płaci podatek w każdym państwie, przez które przejeżdża, określając wartość usługi z zastosowaniem klucza kilometrowego. Jest to związane z koniecznością zarejestrowania się - co do zasady - dla celów VAT w każdym z państw znajdujących się na trasie podróży.

Zatem transport kolejowy pracownika z Polski do Niemiec należało opodatkować w obu tych państwach, przez które był on przewożony.

Czytelnik powinien więc wystawić fakturę, w której część transportu wykonanego w Polsce należy opodatkować według stawki VAT obowiązującej w kraju a część usługi wykonanej w Niemczech wykazać jako niepodlegającą opodatkowaniu.

W Polsce obowiązującą stawką VAT na usługi transportu pasażerów jest 8%. Jeśli jednak byłby to transport międzynarodowy, usługa podlegałaby opodatkowaniu stawką 0% na podstawie art. 83 ust. 1 pkt 23 ustawy.

Międzynarodowym transportem osób, jest przewóz lub inny sposób ich przemieszczania środkami transportu morskiego, lotniczego i kolejowego:

a) z miejsca wyjazdu na terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju,

b) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu na terytorium kraju,

c) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju, jeżeli trasa przebiega na pewnym odcinku przez terytorium kraju (tranzyt).

Usługa opisana w pytaniu spełnia definicję transportu międzynarodowego, w związku z czym, jeśli Czytelnik będzie w posiadaniu międzynarodowego biletu kolejowego, wystawionego przez przewoźnika na określoną trasę przewozu dla konkretnego pasażera, będzie mógł refakturować tę czynność ze stawką 0%, w tej części, która przebiega przez terytorium Polski.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego nie tylko w stosunku do zakupów związanych z czynnościami opodatkowanymi, ale również związanych z czynnościami, które nie są opodatkowane w Polsce ze względu na miejsce ich świadczenia (określone zgodnie z art. 28b-28n ustawy o VAT).

Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w takim przypadku na podstawie art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że podatnik ma prawo do obniżenia VAT należnego o kwotę podatku naliczonego, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawo to przysługuje również wówczas, gdy podatnik nie wykazuje usług w deklaracji VAT w poz. 11 (gdyż VAT rozliczany jest w innym kraju Unii).

Zatem podstawowym warunkiem odliczenia VAT jest, aby dana transakcja, w sytuacji gdyby została wykonana na terytorium Polski, dawała prawo do odliczenia VAT. Transakcja ta powinna więc dotyczyć czynności opodatkowanej według właściwej stawki (w tym 0%), gdyż zgodnie z generalną zasadą, kwota podatku naliczonego podlega odliczeniu tylko w takim zakresie, w jakim jest związana z czynnościami opodatkowanymi, a jednocześnie nie zachodzą przesłanki wyłączające odliczenie określone w art. 88 ustawy o VAT.

Transport kolejowy pasażerów podlega w Polsce opodatkowaniu, zatem nie ma przeszkód aby Czytelnik dokonał odliczenia podatku VAT od zakupu biletu kolejowego, który jest przedmiotem późniejszego refakturowania.