Formalności związane z rejestracją oraz wyrejestrowaniem podatników VAT UE

1. Rejestracja dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych

Podatnik VAT czynny, przed podjęciem czynności w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych, musi powiadomić o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego. Zawiadomienie to jest dokonywane na formularzu VAT-R, przy pomocy którego podatnik informuje o wszelkich danych dotyczących jego działalności jako podatnika VAT. Zawiadomienie to skutkuje nadaniem podatnikowi statusu podatnika VAT UE, co potwierdzone zostaje przez naczelnika urzędu skarbowego na formularzu VAT-5UE. Podatnik, dysponujący statusem podatnika VAT UE, w kontaktach z partnerami z innych krajów Unii Europejskiej posługuje się numerem identyfikacji podatkowej, obowiązującym w naszym kraju, poprzedzonym oznaczeniem PL.

W szczególnych sytuacjach podatnikami VAT UE mogą zostać osoby prawne niebędące podatnikami VAT, jednak planujące dokonywanie nabyć wewnątrzwspólnotowych. Również one mogą ubiegać się o status podatnika VAT UE, legitymującego się numerem identyfikacyjnym poprzedzonym oznaczeniem PL.

Wzory druków i formularzy
znajdą Państwo na stronie
www.druki.gofin.pl

Uwaga

Rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonać muszą:

czynni podatnicy VAT planujący dokonywanie dostaw lub nabyć wewnątrz-wspólnotowych, importu usług lub świadczenia usług, dla których podatnikiem będzie unijny usługobiorca,
osoby prawne niebędące podatnikami oraz pozostali podatnicy:

dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, jeśli wartość tych transakcji w roku podatkowym przekracza 50.000 zł,
dokonujący importu usług od podatników z krajów UE,
świadczący usługi na rzecz podatników z krajów UE, z tytułu których podatek rozlicza nabywca unijny.

2. Obowiązek składania informacji podsumowujących

Zarejestrowani podatnicy VAT UE mają obowiązek składania zbiorczych informacji o dokonanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Informacje podsumowujące stanowią rodzaj deklaracji dla podatku od towarów i usług składanych w związku z dokonywanymi transakcjami wewnątrzwspólnotowymi.

Informacje podsumowujące są narzędziem do sprawowania międzynarodowego nadzoru nad transakcjami wewnątrzwspólnotowymi dokonywanego w ramach systemu wymiany informacji o VAT (VAT Information Exchange System – VIES).

Na mocy art. 100 ust. 1 ustawy o VAT do składania informacji podsumowujących zobowiązani są podatnicy dokonujący:

1) wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

2) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, od podatników podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

3) dostaw towarów zgodnie z uproszczoną procedurą dla transakcji trójstronnych, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

4) świadczenia usług, do których stosuje się art. 28b, na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, innych niż zwolnionych od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca.

Okresem rozliczeniowym dla informacji podsumowujących jest miesiąc, ze względu na umożliwienie organom podatkowym miesięcznej porównywalności danych zawartych w informacji podsumowującej z informacjami otrzymywanymi z innych państw członkowskich, a tym samym i skuteczniejsze zwalczanie uchylania się od opodatkowania.

Wyjątkiem od tej zasady – zgodnie z art. 100 ust. 4 ustawy – są informacje podsumowujące, które dotyczą:

1) WDT oraz dostawy w ramach procedury uproszczonej dla transakcji trójstronnych (art. 100 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy), pod warunkiem, że całkowita wartość tych transakcji, bez podatku od wartości dodanej, nie przekracza w danym kwartale i w żadnym z czterech poprzednich kwartałów kwoty 250.000 zł, a także

2) WNT (art. 100 ust. 1 pkt 2 ustawy), jeżeli całkowita wartość transakcji bez podatku, nie przekroczyła w danym kwartale 50.000 zł, oraz

3) świadczenia usług, dla których ma zastosowanie mechanizm samoopodatkowania przez usługobiorcę (art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy).

Transakcje, o których mowa mogą być wykazywane w informacji podsumowującej za okresy kwartalne.

Uwaga

Jeśli informacja podsumowująca jest składana za okres miesięczny, to należy ją złożyć do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji. Jeśli informacja obejmuje okres kwartalny, to składana jest do 15. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji.

Podatników, którzy składają informacje podsumowujące za pomocą środków komunikacji elektronicznej, obowiązuje inny termin na ich złożenie. Z art. 100 ust. 7 ustawy o VAT wynika, że ww. informacje należy składać do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonanych transakcji.

3. Wykreślenie podatnika VAT UE z rejestru

Jeżeli podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT UE zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, zobowiązany jest do pisemnego zgłoszenia tego faktu w terminie 15 dni od jego zaistnienia. Zgłoszenie to staje się podstawą do wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT UE. Zgodnie natomiast z art. 97 ust. 15 ustawy o VAT, wykreślenie takie może nastąpić również z urzędu, jeśli podatnik przez sześć kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały nie złoży deklaracji podatkowej, wówczas naczelnik urzędu skarbowego o powyższym powiadamia podatnika. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podatnik zawiesił działalność gospodarczą.

Warto przy tym wspomnieć o wyrokach NSA z 16 maja 2014 r., sygn. akt I FSK 877/13 i FSK 878/13, które rozstrzygają problem dotyczący sposobu wyrejestrowania podatników VAT UE. W pierwszym z nich NSA stwierdził, iż:

"(…) art. 97 ust. 15 ustawy o VAT przewiduje, że w przypadku gdy podmiot, o którym mowa w ust. 1–3 (tj. podatnik w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT), nie złoży za 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracji podatkowej, naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podmiot z rejestru jako podatnika VAT UE i powiadamia go o powyższym. (…)

(…) art. 97 ust. 15 ustawy o VAT stanowi swoistą sankcję dla podatników, którzy nie składają deklaracji podatkowych przez sześć kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały. Ponieważ jednak ustawodawca zakłada, że są to podmioty istniejące i działające, to w tym przypadku nałożył na organ podatkowy obowiązek poinformowania podatnika o tym, że został on wykreślony z rejestru podatników. (…)

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, skoro organ podatkowy stosując ten przepis orzeka o prawach i obowiązkach podatnika, to jego rozstrzygnięcie powinno przybrać formę decyzji. W tak istotnej kwestii jaką jest wykreślenie z rejestru potencjalnie istniejącego i działającego podatnika, organ nie może posłużyć się formą czynności materialno-technicznej, tak jak to miało miejsce w rozpatrywanej sprawie. (…)

Zarówno odmowa zarejestrowania podatnika na jego wniosek, jak i wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT UE z urzędu, rodzą dla podatnika konsekwencje prawne wynikające z ustawy o VAT i z tego powodu powinny przybrać formę decyzji, jako właściwej dla rozstrzygnięć władczych organów podatkowych.

(…) wykreślenie z rejestru dokonywane jest poprzez czynność materialno-techniczną. Co prawda ustawodawca w tym przepisie expresis verbis nie określił formy w jakiej ma nastąpić wykreślenie z rejestru, ale skutek jaki to wykreślenie powoduje oraz nałożenie na organ podatkowy obowiązku powiadomienia podatnika świadczą zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego o tym, że winno to nastąpić poprzez wydawanie decyzji. (…)"

Zatem zgodnie z orzeczeniem NSA wykreślenie podatnika z rejestru VAT z uwagi na niezłożenie informacji podsumowujących, powinno następować w drodze decyzji doręczanej podatnikowi.