Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT

Podatnik używający pojazdu samochodowego wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, aby mógł odliczać całą kwotę VAT od wydatków związanych z tym pojazdem, zobowiązany jest co do zasady do prowadzenia ewidencji jego przebiegu. Ewidencję tę prowadzi się przez cały okres, kiedy podatnik wykorzystuje pojazd wyłącznie na potrzeby firmy. Ustawodawca bardzo szczegółowo wskazał co ewidencja ta powinna zawierać.

Kto musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Podatnik VAT ma prawo do odliczenia całej kwoty VAT z faktur dokumentujących wydatki związane z używaniem samochodu do działalności gospodarczej w przypadku, gdy pojazd samochodowy jest m.in. wykorzystywany wyłącznie do tej działalności. Za taki uznawany jest pojazd wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, jeżeli sposób jego wykorzystywania przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach jego używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu, wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Dodatkowo w tym przypadku podatnik jest zobowiązany do złożenia VAT-26.

Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.

Zapisy w ewidencji

Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej "Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi" w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełnych zapisów, luk w poszczególnych pozycjach, sprzecznych zapisów, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, zdaniem resortu, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.

W wyroku z dnia 3 lutego 2015 r. (sygn. akt I SA/Rz 1073/14 - orzeczenie nieprawomocne), WSA w Rzeszowie wyjaśnił, że z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej dla celów VAT powinna wynikać dokładna trasa przejazdu samochodem. Przy czym możliwe jest dokonanie w niej jednego wpisu przy kilku przejazdach w obrębie tej samej miejscowości ze wskazaniem punktów pośrednich. W sprawie, którą rozpatrywał Sąd, kwestią sporną była prawidłowość dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdów. Jak wskazał podatnik, niektóre z samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej w ciągu jednego dnia będą pokonywały bardzo krótkie odległości, np. przejazd do sklepu w celu zakupu materiałów biurowych, do urzędu, na pocztę itp. Zdaniem podatnika w takim przypadku wystarczające będzie dokonanie w ewidencji tylko jednego wpisu obejmującego opis trasy oznaczonej miejscowością wyjazdu i powrotu, z łącznym celem wyjazdu oraz z pozostałymi danymi.

Zarówno organ podatkowy, jak i WSA, nie zgodziły się z tym stanowiskiem. Zdaniem Sądu prawidłowy zapis trasy powinien w takim wypadku zawierać adresy sklepów, urzędu itp., do których udawał się pracownik danym pojazdem. W ocenie Sądu, podatnik określając tylko miejscowość wyjazdu i przyjazdu oraz łączny cel, bez ścisłego określenia miejsca, gdzie on był realizowany, mógłby wpisać dowolną ilość przejechanych kilometrów, maskując tym samym wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych. Dodatkowo WSA wyjaśnił, że w pojęciu trasy w rozumieniu art. 86a ust. 7 pkt 4 lit. c) ustawy o VAT mieści się także taka sytuacja faktyczna, gdy pojazd wyruszając z siedziby spółki odwiedza szereg punktów pośrednich dojeżdżając do miejsca docelowego, którym może być siedziba spółki.

Zdaniem Sądu możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu dla całej trasy z punktami pośrednimi. Niemniej jednak w rubryce dotyczącej opisu trasy (skąd - dokąd) powinien się znaleźć dokładny opis tej trasy ze wskazaniem adresów punktów pośrednich, np. poczty, sklepów czy urzędów, a w rubryce «cel wyjazdu» powinien być wskazany każdy, powiązany z tymi punktami pośrednimi, cel wyjazdu. W sytuacji gdy samochód podatnika od wyjazdu z siedziby spółki do momentu powrotu odwiedza np. kilku lub kilkunastu odbiorców, możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu.

Drobne błędy w ewidencji

Przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu może zdarzyć się, że zostaną popełnione błędy, np. źle opisana trasa, błędnie wpisana liczba przejechanych kilometrów. Warto w tym miejscu wskazać na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 września 2014 r., nr IPPP3/443-618/14-2/ISZ. Z wnioskiem o wydanie interpretacji zwróciła się spółka, która dysponowała dużą ilością pojazdów (ponad 500), z których korzystało wielu pracowników. Spółka prowadzi ewidencje przebiegu pojazdów. Jednak liczy się z tym, że w ewidencjach tych pojawią się błędy (np. brak właściwego opisu trasy czy źle podana liczba przejechanych kilometrów). Ponadto spółka wskazała, że poza ewidencją przebiegu prowadzony jest także alternatywny system raportowania tras wykonanych przez pojazdy samochodowe. Natomiast ewentualne wykrycie błędów może nastąpić po pewnym czasie (np. podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji). Pojawiły się zatem wątpliwości, czy drobne błędy w ewidencji przebiegu pojazdu pozbawią spółkę prawa do odliczenia całego VAT od wydatków na pojazdy samochodowe. Organ podatkowy wyjaśnił, że w sytuacji, gdy z obiektywnych przesłanek (np. z zapisów GPS lub innego systemu raportowania tras wykonanych przez pojazdy samochodowe) wynika, że dany pojazd w tym czasie był w rzeczywistości używany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej podatnika i nie ma możliwości, by osoba uprawniona wykorzystała go do innych celów, to ewentualne błędy w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów, które zostały wykryte w dniu ich popełnienia i zostały natychmiast poprawione, nie powodują utraty prawa do odliczenia całego VAT od wydatków na te pojazdy. Utrata prawa do tego odliczenia może natomiast nastąpić w przypadku, gdy błędy te zostaną wykryte dopiero po pewnym czasie. Organ podatkowy wskazał, że takie omyłki w ewidencji jak brak właściwego opisu trasy czy źle podana przez kierowcę liczba przejechanych kilometrów nie powodują zmiany sposobu wykorzystywania samochodu. Jednak gdy błędy te zostaną wykryte po pewnym czasie, np. podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji, to nie można uznać, że spółka wyeliminowała skutecznie możliwość wykorzystania tych pojazdów również do realizacji celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W przypadku używania samochodu przez podatnika (pracowników), ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1)	numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2)	dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3)	stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
4)	wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
	a)	kolejny numer wpisu,
	b)	datę i cel wyjazdu,
	c)	opis trasy (skąd - dokąd),
	d)	liczbę przejechanych kilometrów,
	e)	imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
-	potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5)	liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.