Kiedy składa się informację VAT-26?

Podatnicy, którzy wykorzystują pojazdy samochodowe w prowadzonej działalności gospodarczej, mają prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami, o ile spełnią dodatkowe warunki określone w ustawie o VAT. Jednym z nich jest wykorzystywanie samochodu wyłącznie do działalności gospodarczej. Podatnicy ci, w celu udowodnienia takiego wykorzystywania pojazdu, są obowiązani prowadzić ewidencję jego przebiegu. Mają także obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację VAT-26 o tych pojazdach.

Zasady odliczania VAT od samochodów

Zgodnie z podstawową zasadą, podatnik VAT wykorzystujący do działalności samochód ma prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z tymi pojazdami. Ograniczone prawo do odliczenia VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko sytuacji, gdy pojazd używany jest do celów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą, jak i do celów prywatnych.

Warto przypomnieć, że od 1 lipca 2015 r. przestał obowiązywać zakaz całkowitego odliczania VAT przy nabyciu paliwa wykorzystywanego do napędu samochodów osobowych oraz innych pojazdów, których dopuszczalna ładowność jest, co do zasady, mniejsza niż 500 kg, w sytuacji gdy samochody te użytkowane są do celów mieszanych, czyli na potrzeby działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych.

Ograniczenie w odliczaniu VAT nie ma zastosowania m.in. w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są:

a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub

b) konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Przy czym pojazdy są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1) sposób ich wykorzystywania przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne.

Jak wskazano wcześniej, jeśli podatnik uzna, że pojazdy samochodowe wykorzystywane przez niego do działalności gospodarczej używane będą wyłącznie do tej działalności, musi dodatkowo prowadzić (dla tych pojazdów) ewidencję przebiegu pojazdu. Warunku prowadzenia tej ewidencji nie ma w przypadku pojazdów samochodowych m.in. przeznaczonych wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,

jeżeli ich odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie stanowi przedmiot działalności podatnika.

Obowiązku prowadzenia ewidencji nie mają także podatnicy, którzy odliczają 50% kwoty podatku VAT od wydatków związanych z używaniem samochodu oraz ci, którzy nie mają prawa do odliczenia VAT od wydatków z nimi związanych.

Informacja VAT-26

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają dodatkowo obowiązek złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informacji (VAT-26) o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Należy wskazać, że Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej "Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi" wskazało, iż przez "poniesienie wydatku" trzeba rozumieć dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru czy usługi lub też nabycie towaru (usługi), w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza. (przykład 1).

W przypadku niezłożenia informacji w terminie uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.

Formularz VAT-26 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.

Należy podkreślić, że zarówno ewidencja przebiegu pojazdu, jak i informacja VAT-26 podlegają weryfikacji przez organy podatkowe.

Zmiana zasad używania pojazdu

W sytuacji gdy podatnik zmieni wykorzystywanie danego pojazdu samochodowego, jest obowiązany do aktualizacji informacji VAT-26 najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany (art. 86a ust. 14 ustawy o VAT). Przepisy nie precyzują, o jaką zmianę wykorzystania tu chodzi. W objaśnieniach zawartych w tej informacji wskazano, że aktualizację informacji składa się w przypadku zmiany wykorzystania pojazdu samochodowego (z wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza) najpóźniej przed dniem, w którym podatnik dokonuje tej zmiany (przykład 2 i 3).

Sprzedaż samochodu a aktualizacja VAT-26

Chociaż w przepisach ustawy o VAT oraz w objaśnieniach do informacji VAT-26 wskazano, że tylko w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego (czyli zmiany wykorzystywania pojazdu z celów wyłącznie firmowych na wykorzystywanie pojazdu do celów mieszanych) podatnik jest zobowiązany do złożenia aktualizacji VAT-26, to organy podatkowe uznają, że taką aktualizację należy złożyć także m.in. przy sprzedaży samochodu. Tak przykładowo stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 listopada 2014 r., nr IPPP2/443-799/14-2/MM, oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 28 stycznia 2015 r., nr IBPP2/443-1078/14/IK. W tej ostatniej interpretacji organ podatkowy wyjaśnił, że skoro druk VAT-26 jest informacją o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a samochody w wyniku sprzedaży nie są wykorzystywane przez podatnika w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, to w wyniku tych zdarzeń następuje obowiązek złożenia aktualizacji informacji VAT-26, ponieważ z tym dniem następuje zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego. Zdaniem organu interpretacyjnego, podatnik najpóźniej w dniu sprzedaży samochodów, stosownie do art. 86a ust. 14 ustawy o VAT, jest zobowiązany do dokonania aktualizacji VAT-26 dotyczącej pojazdów samochodowych, które służyły wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej, a następnie zostały przez podatnika sprzedane.

Moim zdaniem stanowisko to należy uznać za błędne. Żaden z przepisów ustawy o VAT literalnie nie zobowiązuje podatnika do aktualizacji VAT-26, gdy dokonuje on sprzedaży pojazdu samochodowego. Warto dodać, że Dyrektor Izby Skarbowej uzasadniając swoje stanowisko błędnie wskazał, że podatnik najpóźniej w dniu sprzedaży pojazdu powinien złożyć aktualizację VAT-26, bowiem w tym dniu doszło do zmiany jego wykorzystywania. W art. 86a ust. 14 ustawy o VAT wyraźnie wskazano, że aktualizację tę składa się najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje się zmiany wykorzystywania pojazdu. Wypełnienie tego obowiązku w przypadku sprzedaży samochodu jest generalnie niewykonalne. Podatnik może przecież nie wiedzieć, kiedy pojazd zostanie sprzedany. Nie jest więc, co do zasady, możliwe złożenie aktualizacji VAT-26 przed ewentualnym dniem sprzedaży pojazdu. Ponadto złożenie takiej aktualizacji, jak to uznał organ interpretujący, najpóźniej w dniu sprzedaży pojazdu, nie zawsze jest możliwe, bowiem podatnik może sprzedać samochód w dzień wolny od pracy.

Wymuszanie na podatnikach składania aktualizacji VAT-26 w przypadku sprzedaży samochodu jest raczej spowodowane tym, że organ podatkowy w swoich ewidencjach będzie posiadał wielokrotnie dane jednego samochodu w sytuacji gdy każdy kolejny jego nabywca będzie składał informacje VAT-26.

Przy czym należy podkreślić, że podatnik na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach złożył skargę do WSA w Krakowie, który ją oddalił (wyrok z dnia 9 lipca 2005 r., sygn. akt I SA/Kr 890/15 - orzeczenie nieprawomocne). Zdaniem Sądu podstawą do złożenia aktualizacji informacji VAT-26 jest nie tylko zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego, ale także jego sprzedaż. Sąd uznał bowiem, że jeśli podatnik zadeklarował wykorzystanie samochodu wyłącznie do działalności gospodarczej, to przy sprzedaży samochodu nastąpi wyłączenie z tej działalności.

Zmiana danych pojazdu

Organy podatkowe uznają również, że zmiana numeru rejestracyjnego pojazdu zobowiązuje do aktualizacji informacji VAT-26, pomimo że nie ma przepisu, który nakazywałby aktualizować informację VAT-26, jeżeli np. zmieni się numer rejestracyjny pojazdu po wykupie samochodu z leasingu. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 18 lutego 2015 r., nr IPPP1/443-1384/14-4/AS, nie zgodził się z podatnikiem, że nie ma potrzeby aktualizowania VAT-26 w przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu, gdyż wówczas dane pojazdu samochodowego wykazane w VAT-26 nie będą zgodne z faktycznymi danymi charakterystycznymi dla danego pojazdu. Zdaniem organu interpretującego, w przypadku rozbieżności w opisie danych pojazdu, tj. innym numerze rejestracyjnym, nie będzie można go prawidłowo zidentyfikować w celu uzyskania prawa do pełnego odliczenia VAT. Organ podatkowy dodatkowo wskazał, jak dokonać aktualizacji informacji VAT-26, gdy zmienia się numer rejestracyjny pojazdu. W takim przypadku podatnik powinien ponownie złożyć formularz VAT-26, zaznaczając w części A "Miejsce i cel składania informacji" zarówno poz. 6 "złożenie informacji", jak i poz. 7 "aktualizacja informacji". Natomiast w części C "Dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej" należy wpisać poprzednio zgłoszony numer rejestracyjny samochodu (w kolumnie "h" wpisując datę dokonania zmiany), a w kolejnej pozycji umieścić nowy wpis z numerem rejestracyjnym pojazdu po zmianie.

Ze stanowiskiem organu podatkowego nie można się zgodzić. Organ podatkowy nałożył na podatnika dodatkowe obowiązki, które nie wynikają z żadnych przepisów. Ponadto nie można uznać, że po zmianie numeru rejestracyjnego samochodu nie będzie można wskazać, jaki był poprzedni numer rejestracyjny pojazdu. Podatnik bowiem w swojej dokumentacji w celach dowodowych może posiadać kserokopie poprzedniego dowodu rejestracyjnego, z którego będą wynikać inne potrzebne dane pojazdu, ułatwiające jego identyfikację.

Przykład 1

W dniu 3 lipca 2015 r. podatnik zakupił samochód, który będzie wykorzystywać wyłącznie do działalności gospodarczej, na poczet którego w dniu 29 czerwca wpłacił stuprocentową zaliczkę. W sytuacji gdy w dniu 29 czerwca podatnik wpłacił 100% należności za samochód, który otrzymał w dniu 3 lipca, uznać należy, że pierwszy wydatek związany z samochodem poniósł w dniu wpłaty tej zaliczki, czyli 29 czerwca. Zatem informację VAT-26 powinien złożyć najpóźniej 6 lipca 2015 r.

Przykład 2

Podatnik nabył samochód osobowy, który wykorzystuje wyłącznie do działalności gospodarczej i z tytułu jego nabycia odliczył 100% podatku. W odpowiednim terminie podatnik złożył naczelnikowi urzędu skarbowego druk VAT-26 i prowadzi dla tego pojazdu ewidencję przebiegu pojazdu. Załóżmy, że od 1 sierpnia br. podatnik zrezygnuje z prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - od tego dnia uzna, że samochód służy tzw. celom mieszanym. Podatnik powinien dokonać aktualizacji informacji VAT-26 najpóźniej w dniu 31 lipca br.

Przykład 3

Podatnik w lipcu 2015 r. nabył samochód osobowy. Samochód ten będzie wykorzystywał do celów mieszanych, tj. zarówno do celów prywatnych, jak i do działalności gospodarczej opodatkowanej i zwolnionej. Oznacza to, że podatnikowi przysługuje ograniczone prawo do odliczenia VAT z tytułu jego nabycia. Załóżmy, że od 1 października 2015 r. podatnik zdecyduje, iż samochód ten będzie wykorzystywał wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Podatnik będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu oraz określi zasady jego używania, przez co wykluczy jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Podatnik do końca września musi złożyć informację VAT-26.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)