Poradnik VAT nr 20 (452) z dnia 20.10.2017

Struktura logiczna faktury elektronicznej już od 1 stycznia 2018 r.

Zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1;

4) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (dotyczy mediów).

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3. Przy czym ma on obowiązek jej wystawienia, jeżeli zażąda tego nabywca towaru lub usługi, a żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Ustawodawca w art. 106i ust. 2 ustawy o VAT sformułował generalną zasadę, w myśl której fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Fakturę zaliczkową wystawia się natomiast nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Jednak należy podkreślić, że na mocy art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury mogą być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi czy otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Od tych ogólnych zasad istnieją wyjątki. W niektórych przypadkach fakturę można wystawić znacznie wcześniej, niż na 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, o ile faktura będzie zawierała informacje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Jeżeli podatnik nie zachowa ustawowego terminu, w którym należy wystawić fakturę, bądź też w ogóle nie wystawi dokumentu potwierdzającego wykonaną czynność podlegającą opodatkowaniu, ma mimo to obowiązek terminowego wykazania podatku należnego od danej transakcji.

Fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura elektroniczna powinna być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy) zapewniającym autentyczność jej pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wyżej wymienione przymioty faktury, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, są zachowane w przypadku wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 1-5 ustawy). Wystawca faktury elektronicznej powinien mieć również na względzie, że ten rodzaj faktury wymaga akceptacji ze strony jej odbiorcy (art. 106n ust. 1 ustawy).

W przepisach dotyczących fakturowania już od 1 stycznia 2018 r. mają zostać wprowadzone zmiany, mające na celu przede wszystkim popularyzację faktur elektronicznych. W związku z tym w projekcie z dnia 27 września 2017 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym zamieszczonym na stronie Rządowego Centrum Legislacji www.rcl.gov.pl, zaproponowano wprowadzenie fakultatywnego upoważnienia dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia struktury logicznej postaci elektronicznej faktury. Z określonej przez Ministra Finansów struktury faktury mogliby korzystać podatnicy, organy egzekucyjne i komornicy sądowi w przypadkach, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, jak również nabywcy towarów lub usług od podatnika oraz osoby trzecie, wystawiające w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy.

W uzasadnieniu do projektu wskazano, iż: "(...) Określona struktura logiczna powinna zapewniać, aby wystawiane przy pomocy tej struktury faktury (w przypadkach, w których istnieje obowiązek wystawienia faktury) zawierały odpowiednie dane (projektowany art. 106r ust. 1). Oznacza to, iż wprowadzona struktura logiczna powinna przewidywać dla poszczególnych przypadków (np. faktury dokumentujące dostawę towarów, świadczenie usług lub wewnątrzwspólnotową dostawę towarów) odpowiedni zakres danych obligatoryjnych (podkreślenie redakcji). Przykładowo inny zakres danych będzie wymagany w przypadku transakcji objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia, inny w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 kwota marży a jeszcze inny w przypadku faktur uproszczonych, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3. Struktura logiczna powinna również przewidywać wystawianie faktur zaliczkowych oraz faktur korygujących czy duplikatów faktur (faktur korygujących). (...)"

W projekcie założono, że strukturą tą nie będą objęte noty korygujące, wystawiane przez nabywcę w celu skorygowania niektórych danych podanych w fakturze pierwotnej. Nieprawidłowości te będzie można skorygować jednak poprzez wystawienie faktury korygującej (przy pomocy struktury logicznej).

W strukturze logicznej faktury będzie również możliwość podawania innych danych, niż te, które wprost wynikają z przepisów ustawy o VAT (np. numer telefonu, adres e-mail, termin płatności, numer rachunku bankowego itp.).

Struktura logiczna faktury ma być udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a jej stosowanie przez przedsiębiorców będzie dobrowolne.