Poradnik VAT nr 9 (537) z dnia 10.05.2021

Kasy rejestrujące w automatach - wyjaśnienie MF

Ministerstwo Finansów w dniu 7 kwietnia 2021 r. zamieściło na stronie www.podatki.gov.pl informację na temat przepisów dotyczących kas rejestrujących, które przewidują specjalne rozwiązania dla sprzedaży towarów lub usług przy zastosowaniu automatów.

MF w wyjaśnieniu tym podkreśliło, że podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą przy zastosowaniu automatów i będą używać kas rejestrujących do prowadzenia ewidencji sprzedaży - stosownie do § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 816 ze zm.) - mogą nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnią nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób określony w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Zwrócono uwagę, że kasa zainstalowana w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług może nie emitować paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, pod warunkiem wyświetlania na wyświetlaczu dla nabywcy pozycji paragonu dotyczących transakcji sprzedaży danych w kolejności:

• numer unikatowy kasy,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
• data sprzedaży,
• numer kolejny paragonu,
• łączna wartość sprzedaży brutto,
• łączna kwota podatku,
• typ formy płatności,
• inne formy płatności

- przez nie mniej niż 30 sekund lub do rozpoczęcia kolejnej transakcji sprzedaży.

Podkreślono również, że podatnicy mają możliwość wydania paragonu w postaci elektronicznej. Przy prowadzeniu ewidencji przy użyciu kas on-line można wystawić i wydać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.

Poniżej przedstawiamy wyjaśnienia resortu finansów dotyczące tego zagadnienia.

"1. Czy miejsce prowadzenia sprzedaży w myjni, to stanowisko mycia auta, czy cały obiekt myjni? Odpowiedź na to pytanie jest kluczowa, ponieważ w zależności od niej na myjni będziemy potrzebowali jedną kasę, lub kilka.

Miejsce prowadzenia działalności to każde stanowisko myjni, gdzie pobierana jest opłata, ponieważ podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących zostali zobowiązani do wystawiania i wydawania nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Zarówno w przypadku kas on-line, a także kas mających postać oprogramowania tzw. wirtualnych, zasady ich funkcjonowania są zbliżone. W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, podatnik może nie drukować paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Kasy on-line oraz wirtualne muszą być umieszczone w urządzeniach do automatycznej sprzedaży (...).

2. Czy jeżeli właściciel myjni zdecydowałby się na fiskalizację urządzenia w oparciu o klasyczną kasę fiskalną on-line, drukującą paragony czy dopuszcza się, że klient będzie musiał odebrać paragon w miejscu oddalonym o kilka metrów? Np. w budynku stacji benzynowej, znajdującej się obok myjni, lub w specjalnym punkcie odbioru zabezpieczonym przed wodą?

Nie ma potrzeby instalacji kasy rejestrującej drukującej paragony fiskalne w myjniach automatycznych.

Odnośnie obowiązków jakim podlegają podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą przy zastosowaniu automatów zagadnienie to reguluje § 12 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Gdyby właściciel myjni jednak zainstalował kasę drukującą paragony, paragon musi być odebrany na miejscu wykonywania usługi. Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

3. W przypadku kas specjalnych, tych on-line, jak i tych w postaci oprogramowania dopuszcza się wyświetlenie paragonu, zamiast wydruku. Czy element wyświetlający paragon, musi być częścią kasy fiskalnej, czy może to być część myjni, która otrzyma dane do wyświetlenia od kasy fiskalnej?

Wyświetlacz kasy musi być częścią kasy rejestrującej. W rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących (§ 6 ust. 1 pkt 8) wskazano, że podatnicy umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych.

4. Czy dopuszcza się wyświetlenie paragonu klientowi w postaci strony internetowej, na którą musiałby wejść np. skanując quer kod? Jeżeli tak, to czy ta strona musi być częścią kasy fiskalnej w postaci oprogramowania, czy wystarczy, że wyświetli dane, które otrzyma od kasy fiskalnej?

Należy rozróżnić wyświetlanie paragonu fiskalnego na wyświetlaczu kasy pozwalającym na zapoznanie się klienta z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży, a przekazanie paragonu w postaci elektronicznej dla klienta. Zgodnie z regulacjami ustawowymi podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Zatem jedną z możliwych form przekazania paragonu fiskalnego jest postać elektroniczna paragonu, pod warunkiem, że nabywca wyrazi na to zgodę. Zgoda nabywcy nie została uregulowana, więc może być wyrażona w dowolnej formie. Przekazanie paragonu w postaci elektronicznej również może przyjąć dowolną formę, istotne aby paragon fiskalny został wydany nabywcy podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności."