Jak w praktyce stosować nowe przepisy w sprawie VAT?

Nowelizacja przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych, spowodowała, że wielu naszych Czytelników ma wątpliwości czy z początkiem 2013 r. prawidłowo rozliczają podatek VAT i w odpowiedni sposób dokumentują wykonywane czynności.

W założeniu nowe regulacje miały spowodować znaczące ułatwienia dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w zakresie rozliczania przez nich podatków. Dla wielu podatników zmiany te okazały się jednak zbyt skomplikowane, a niektóre z nich spowodowały obawy, że konieczne będą aktualizacje używanych dotąd programów księgowych.

Aby wyjaśnić najistotniejsze problemy w tym zakresie, poniżej odpowiadamy na zadawane przez naszych Czytelników pytania.

1. Nazwa podatnika i nabywcy na fakturze - pełna czy skrócona?

Czy w świetle nowych przepisów, wystawiając fakturę należy pisać słownie "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością"? W KRS mamy zgłoszone, że możemy używać nazwy skróconej. Czy usunięcie w rozporządzeniu sformułowania "bądź nazwy skrócone" oznacza, że nie można nazw tych stosować? [pytanie z forum nr 689883]

W wyniku nowelizacji rozporządzenia w sprawie faktur, z przepisu określającego dane dotyczące podatnika i nabywcy, jakie powinna zawierać faktura, usunięto zapis "bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy".

Od 1 stycznia 2013 r., przepis § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia ma następujące brzmienie: "Faktura powinna zawierać: (...) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy". Natomiast w poprzednim stanie prawnym brzmiał: "Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej: (...) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy".

Usunięcie z przepisu "nazw skróconych" zrodziło wątpliwości interpretacyjne wśród podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy obawiają się, że będą zobowiązani do podawania na fakturach pełnej (niejednokrotnie długiej) nazwy obu stron transakcji.

Wymóg podawania na fakturach imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy oraz ich adresów ma na celu poprawną identyfikację każdej ze stron transakcji. Jeżeli na podstawie zamieszczonych na fakturach danych identyfikujących podatnika można bez żadnych wątpliwości stwierdzić, kto jest stroną tej transakcji, to faktura taka będzie zawsze fakturą prawidłową, pozwalającą nabywcy na odliczenie podatku naliczonego. Zdaniem redakcji, jeśli podatnik posługuje się w działalności gospodarczej nazwą skróconą, to nazwa ta może być nadal zamieszczana zarówno na wystawianych, jak i otrzymywanych dokumentach.

Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej zamieszczonej na swojej stronie internetowej pt. "Zmiany w zakresie fakturowania", wyjaśniło, iż: "(...) w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnicy niebędący osobami fizycznymi powinni zatem umieszczać nazwę lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Również prawidłowym rozwiązaniem jest wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej".

Podobną dowolność można stosować w przypadku osób fizycznych - poza imieniem i nazwiskiem, które identyfikują danego podatnika, można zamieścić na fakturze również nazwę firmy.

2. "Faktura" czy "Faktura VAT"

Czy po zmianie przepisów mogę dalej wystawiać faktury oznaczone jako "faktura VAT" czy muszę zmienić oprogramowanie? [pytanie z forum nr 689501]

W związku ze zmianą brzmienia przepisu § 5 rozporządzenia w sprawie faktur, prawodawca posługuje się obecnie określeniem "faktura" a nie jak dotąd "faktura VAT". Na etapie projektu zmian do tego rozporządzenia, wielu ekspertów podatkowych sygnalizowało, iż w związku z tym konieczna będzie od początku 2013 r. zmiana oprogramowania i dostosowanie go do projektowanych zmian w rozporządzeniu.

Warto jednak pamiętać, że § 5 rozporządzenia w sprawie faktur wymienia jedynie konieczne elementy, jakie powinien zawierać dokument będący fakturą. Nie ma przeszkód, aby podatnik na każdym takim dokumencie - oczywiście poza elementami obowiązkowo umieszczanymi - dodał też inne, własne oznaczenia. Nie będzie zatem błędem oznaczanie faktur jako "faktura VAT".

Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej wyjaśniło wprost, iż: "(...) pomimo zniesienia obowiązku podawania niektórych danych w fakturze, podatnicy, którzy np. obecnie oznaczają faktury wyrazami «faktura VAT» nadal będą mogli to czynić w nowym stanie prawnym (...)".

3. Czy oznaczenie "faktura VAT-MP" dyskwalifikuje wystawioną fakturę?

Czy mali podatnicy wystawiający "faktury VAT-MP", bezwzględnie nie mogą faktur tych już w ten sposób oznaczać? Czy możemy pozostawić oznaczenie VAT-MP i dopisać jedynie wyrazy "metoda kasowa"?

Dotychczas stosowane oznaczanie faktur wystawianych przez małych podatników rozliczających VAT metodą kasową, jako "faktura VAT-MP" zostało zastąpione wymogiem umieszczenia na fakturze wyrazów "metoda kasowa". Rozwiązanie to odpowiada art. 226 pkt 7a dyrektywy w sprawie VAT.

Jeżeli zatem mały podatnik korzystający z kasowej metody rozliczeń wystawia w 2013 r. faktury, to musi pamiętać o umieszczeniu w ich treści oznaczenia "metoda kasowa". Może przy tym zachować stosowane dotąd oznaczenia "VAT-MP". Nie ma zatem konieczności zmiany oprogramowania księgowego.

4. Numer rejestracyjny samochodu na fakturze nie jest już obowiązkowy

Czy coś zmieniło się w zakresie odliczania podatku VAT od paliwa do samochodów osobowych do 3,5 tony posiadających specjalne zaświadczenie ze stacji kontroli pojazdów? Czy trzeba podawać numer rejestracyjny na fakturach? [pytanie z forum nr 689648]

W 2013 r. utrzymane zostały zasady odliczania podatku naliczonego zarówno od nabycia, jak i od eksploatacji samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych.

Jednak z przepisów rozporządzenia w sprawie faktur usunięto zapis nakazujący podawanie na fakturze dokumentującej nabycie paliwa do samochodu, jego numeru rejestracyjnego.

Zatem począwszy od 2013 r. podatnik nie ma już obowiązku podawania takiego numeru na fakturze, co jednak nie oznacza, że faktura zawierająca taki numer będzie nieprawidłowa. Nie ma przeszkód, aby na fakturze taki zapis się znalazł, jeżeli podatnik w ten sposób chce uwiarygodnić, że kupowane przez niego paliwo przeznaczone było do napędu konkretnego pojazdu lub pomaga mu to w rozliczeniu wewnętrznym.

5. Akceptacja noty korygującej w dowolnej formie

Czy zmieniło się coś w sprawie wystawiania not korygujących? Czy mogę wystawiać takie dokumenty w 2013 r.? [pytanie z forum nr 688834]

Noty korygujące są nadal obowiązującymi dokumentami korygującymi rozliczenia podatku VAT.

W § 15 rozporządzenia w sprawie faktur określono, iż są one wystawiane przez nabywcę towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 8-15.

W zakresie not korygujących mamy do czynienia z jedną istotną zmianą - a mianowicie taką, że w 2013 r. nie ma już konieczności wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez niego w formie pisemnej. Obecnie przepis § 15 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur nakazuje jedynie, aby nota korygująca została zaakceptowana przez wystawcę faktury. Zarówno termin, jak i forma tej akceptacji jest dowolna.

Jest to duże uproszczenie dotyczące korygowania drobnych pomyłek w dokumentowaniu.

6. Obowiązek podatkowy - bez istotnych zmian w 2013 r.

Jak wykazać w deklaracji VAT faktury sprzedaży wystawione w styczniu 2013 r., których termin płatności przypada w lutym? Czy VAT należy odprowadzić tylko z faktur zapłaconych? [pytanie z forum nr 684280]

Przepisy dotyczące ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT w 2013 r. pozostały co do zasady niezmienione (poza rozliczaniem podatku VAT przez małych podatników stosujących metodę kasową, oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów). Zatem generalnie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, a jeżeli fakt ten powinien być potwierdzony fakturą - z chwilą wystawienia faktury, nie później niż w siódmym dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Dla niektórych czynności - na zasadzie wyjątku - obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny - z chwilą upływu terminu płatności, bądź otrzymania zapłaty.

Jeśli w sytuacji przedstawionej w pytaniu czynność nie wymaga zastosowania szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego, należy uznać, że obowiązek podatkowy powstał na zasadach ogólnych, czyli w styczniu 2013 r., niezależnie od określonego na fakturze terminu zapłaty należności za towar czy usługę.

Odmienne zasady ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego będą obowiązywały począwszy od 1 stycznia 2014 r. Wówczas - co do zasady - obowiązek podatkowy powstawał będzie z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

7. VAT od niezapłaconych faktur - obowiązek korekty podatku naliczonego

Czy w deklaracji za styczeń 2013 r. powinnam już uwzględnić faktury niezapłacone, z terminem płatności między 4 sierpniem a 3 wrześniem 2012 r.? W styczniu minie 150 dni od upływu terminu ich płatności. [pytanie z forum nr 689895]

Jeżeli w styczniu 2013 r. mija 150 dni od terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie i podatnik - dłużnik nie uregulował należności z tych faktur do końca okresu rozliczeniowego, w którym ten 150-dniowy termin upływa, wówczas ma obowiązek skorygowania odliczonego wcześniej podatku naliczonego.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, jeśli podatnik do dnia 31 stycznia 2013 r. nie ureguluje należności z faktur, których nieściągalność została uprawdopodobniona (czyli w styczniu upłynęło 150 dni od wyznaczonego terminu płatności), wówczas w deklaracji za styczeń 2013 r. będzie zmuszony skorygować podatek naliczony (o ile został on przez niego odliczony). Korekta taka jest obowiązkowa nawet wówczas, gdy wierzyciel nie skorzysta z prawa do pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego o kwoty wynikające z niezapłaconych faktur.

8. Faktury korygujące według nowych zasad

W grudniu 2012 r. wystawiłem fakturę dokumentującą wykonaną usługę. W styczniu 2013 r. okazało się, że muszę ją skorygować. Czy fakturę korygującą powinienem wystawić już zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie faktur, czy według przepisów obowiązujących w 2012 r.?

W myśl § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r., poz. 1428), do udokumentowania czynności dokonanych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się przepisy rozporządzenia zmienianego w brzmieniu obowiązującym do końca 2012 r. W ust. 2 tego przepisu zastrzeżono jednak, iż do wystawiania faktur korygujących oraz faktur będących duplikatami do faktur wystawionych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się przepisy rozporządzenia w nowym brzmieniu - obowiązującym w 2013 r.

Zatem w przypadku gdy podatnik w styczniu 2013 r. będzie wystawiał fakturę korygującą do faktury z grudnia poprzedniego roku, będzie już stosował przepisy rozporządzenia w sprawie faktur obowiązujące obecnie - w 2013 r.

9. Data dokonania dostawy na fakturze

Dotychczas na fakturze wpisywałam datę sprzedaży. Obecnie ma to być data dokonania dostawy towarów. Czy faktura, w której pozostanie oznaczenie "data sprzedaży" będzie musiała być skorygowana? [pytanie z forum nr 690676]

Do końca 2012 r., zgodnie z brzmieniem przepisu § 5 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie faktur, w fakturze podawało się dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku gdy data ta różniła się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży.

Obecnie rozporządzenie w sprawie faktur w § 5 ust. 1 pkt 6 określa, iż faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Choć w inny sposób sformułowano oznaczenie faktur, zastępując określenie "data sprzedaży" wyrazami "data dokonania dostawy towarów" lub "data zakończenia dostawy towarów" czy też "data wykonania usługi", to jednak znaczenie tych pojęć dla potrzeb dokumentowania podatku VAT można uznać za tożsame. Data sprzedaży jest w istocie datą wykonania danej czynności, czyli datą dostawy towaru lub też datą wykonania usługi.

Zarówno w stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 r., jak i obecnie istotne jest jedynie rozróżnienie daty sprzedaży (czyli daty dokonania dostawy lub wykonania usługi) i daty wystawienia faktury.

Nie ma zatem potrzeby - w sytuacji przedstawionej w pytaniu - korygowania dokumentów, w których podatnik posłużył się oznaczeniem "data sprzedaży".