Problemy z rozliczaniem usług najmu w I kwartale 2014 r.

Obowiązek podatkowy

Do końca 2013 r. w przypadku świadczenia na terytorium kraju usług najmu obowiązek podatkowy powstawał z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze.

Od 1 stycznia 2014 r. obowiązek podatkowy od usług najmu powstaje generalnie z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) ustawy o VAT). Zasada ta obowiązuje wówczas, gdy faktura wystawiona jest zgodnie z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, czyli nie później, niż z upływem terminu płatności. Jeżeli w tym terminie podatnik nie wystawi faktury, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu płatności.

Warto dodać, że dla usług najmu, dzierżawy, leasingu, itp. otrzymanie zaliczki (zadatku, przedpłaty) nie wywołuje żadnych skutków podatkowych - nie musi być zatem dokumentowane fakturą (o ile zapłata nie jest związana z upływem terminu płatności).

Przykład

Faktura za usługę najmu została wystawiona w dniu 4 lutego 2014 r. Termin płatności określono na dzień 25 lutego 2014 r. Załóżmy, że podatnik uregulował czynsz w dniu 7 marca 2014 r. Obowiązek podatkowy w VAT powstanie w dniu wystawienia faktury, czyli 4 lutego 2014 r.

Przykład

W umowie najmu określono, że czynsz płatny jest do 20. danego miesiąca, za miesiąc poprzedni. Termin płatności czynszu za styczeń 2014 r. przypada więc 20 lutego 2014 r. Załóżmy, że do tego dnia podatnik nie wystawił faktury za najem, a najemca uiścił czynsz po terminie płatności, np. w dniu 7 marca 2014 r. Obowiązek podatkowy powstanie w tym przypadku w terminie płatności, czyli 20 lutego 2014 r.

Przykład

W umowie najmu określono, że najemca płaci czynsz "z góry" za okresy kwartalne. Termin płatności czynszu za pierwszy kwartał 2014 r. określono na 10 lutego 2014 r. Najemca uiścił czynsz w dniu 20 stycznia 2014 r.

Podatnik nie ma obowiązku udokumentowania fakturą otrzymanej zapłaty, jednak w przypadku gdy mimo braku obowiązku, wystawi fakturę, to z chwilą wystawienia faktury powstanie obowiązek podatkowy w VAT. Jeżeli podatnik wystawi fakturę w terminie płatności - czyli 10 lutego 2014 r., to obowiązek podatkowy powstanie w lutym 2014 r.

Obowiązek wystawienia faktury

Fakturę dokumentującą usługę najmu należy wystawić najpóźniej z upływem terminu płatności, a najwcześniej 30. dnia przed wykonaniem usługi. Fakturę taką można wystawić wcześniej - bez ograniczeń czasowych w tym zakresie, ale pod warunkiem, że faktura ta będzie zawierała informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawienia faktury dokumentującej najem (nawet na żądanie tych osób). Obowiązek podatkowy powstanie wówczas z upływem terminu płatności. Jeżeli jednak faktura zostanie wystawiona - obowiązek podatkowy powstanie z chwilą jej wystawienia.

Nie ma także obowiązku wystawiania faktury za najem, gdy usługa jest zwolniona z VAT (np. najem mieszkania na cele mieszkaniowe) - bez względu na to, kto jest nabywcą usługi.

Jeżeli jednak podatnik wystawi fakturę, data tej faktury wyznaczy termin powstania obowiązku podatkowego (jeżeli będzie ona wystawiona przed terminem płatności).

Przepisy przejściowe

Rozliczanie VAT od usługi najmu świadczonej na przełomie roku 2013 i 2014 może budzić wątpliwości, przede wszystkim w kwestii stosowania odpowiednich uregulowań ustawowych.

W art. 7 ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 35 ze zm.) wskazano, iż w odniesieniu do czynności wykonanych przed dniem 1 stycznia 2014 r. obowiązek podatkowy powstaje na zasadach obowiązujących do końca 2013 r.

W przypadku usług najmu wykonanych po dniu 31 grudnia 2013 r., dla których przed dniem 1 stycznia 2014 r. wystawiono fakturę, obowiązek podatkowy powstanie na "starych" zasadach (art. 7 ust. 3 ww. ustawy).

Do rozliczeń za okresy rozliczeniowe, które upływają w dniu 31 grudnia 2013 r., termin odliczenia VAT ustala się na "starych" zasadach.

Przykład

W dniu 27 grudnia 2013 r. podatnik wystawił fakturę za najem za grudzień 2013 r. Termin płatności określono na 31 stycznia 2014 r. i w tym dniu kontrahent zapłacił. Obowiązek podatkowy powstał w dniu otrzymania zapłaty, czyli 31 stycznia 2014 r.

Przykład

W dniu 3 stycznia 2014 r. podatnik wystawił fakturę za usługę najmu za grudzień 2013 r. Termin płatności określono na dzień 5 lutego 2014 r. Kontrahent uregulował należność przed terminem płatności - w dniu 27 stycznia 2014 r. Obowiązek podatkowy powstał na "starych" zasadach (czynność wykonana została w grudniu 2013 r.) - w dniu 27 stycznia 2014 r. (z chwilą otrzymania zapłaty).

Przykład

W dniu 27 grudnia 2013 r. wystawiono fakturę za usługę najmu, która będzie świadczona w styczniu 2014 r. Termin płatności ustalono na dzień 20 stycznia 2014 r. Kontrahent uregulował czynsz za styczeń w terminie płatności. Obowiązek podatkowy powstał jednak na "starych" zasadach, czyli w dniu zapłaty - 20 stycznia 2014 r. Mimo że czynność wykonana została po 31 grudnia 2013 r., to jednak faktura została wystawiona jeszcze w 2013 r.

Przykład

Wynajmujący w dniu 17 stycznia 2014 r. wystawił fakturę za usługę najmu świadczoną w styczniu 2014 r. Termin płatności określono na dzień 28 lutego 2014 r. Najemca uregulował należność już w dniu 20 grudnia 2013 r.

Otrzymanie należności w grudniu 2013 r. spowodowało, że z chwilą otrzymania zapłaty powstał obowiązek podatkowy (według przepisów obowiązujących do końca 2013 r.).

Reasumując

W przypadku usług najmu świadczonych na przełomie roku 2013 i 2014 podatnicy muszą zwracać szczególną uwagę na obowiązujące w tym zakresie przepisy przejściowe. W zależności bowiem od okresu, w jakim usługa była świadczona, a także od terminu jej udokumentowania obowiązek podatkowy należy rozpoznać według przepisów ustawy obowiązujących do końca 2013 r. lub w oparciu o obecnie obowiązujące regulacje.