KSeF - wybrane pytania i odpowiedzi MF

Na stronie internetowej www.podatki.gov.pl/ksef w sekcji pytań i odpowiedzi dostępna jest zakładka, w której można znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące możliwych zmian w KSeF. Poniżej przedstawiamy wybrane zagadnienia w tym zakresie:

"(...) Czy zagraniczny podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce, ale nieposiadający siedziby w Polsce, spełnia kryteria posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski i tym samym jest objęty obowiązkiem e-fakturowania? Jak podatnicy mają zabezpieczyć weryfikację kontrahenta pod kątem siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czy samo oświadczenie kontrahenta zagranicznego wystarczy?

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów wprowadzających KSeF w wersji obligatoryjnej, obowiązkiem tym nie będą objęte m.in. faktury wystawiane przez:

podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Powyższe wynika z decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Ocena czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. Planowane jest wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem. (...)

Czy faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupu towarów lub usług na użytek prywatny będą wyłączone z obowiązkowego KSeF? W jaki sposób należy odróżnić/weryfikować podatnika od konsumenta na gruncie KSeF, zwłaszcza, że część podatników nie ma numeru NIP? W jaki sposób podatnik ma dokonywać weryfikacji statusu kontrahenta, czy samo kryterium posiadania NIP będzie uznane za prawidłowe, żeby zakwalifikować kontrahenta do KSeF?

Temat faktur konsumenckich (dotyczący także sytuacji, gdy zakupu dokonuje podmiot prowadzący działalność, ale zakup następuje na cele prywatne) był przedmiotem dyskusji podczas przeprowadzonych prekonsultacji w dniu 18 lipca 2024 r. W wyniku zgłoszonych opinii, w udostępnionym do konsultacji projekcie zaproponowano, aby faktury B2C były przesyłane do KSeF fakultatywnie. W powyższym projekcie zostały zawarte również rozwiązania związane z identyfikacją podatników zwolnionych na potrzeby KSeF (tzw. samoidentyfikacja nabywcy). (...)

Jakie instrumenty wsparcia przewiduje Ministerstwo Finansów dla przedsiębiorców w związku z wydatkami już poniesionymi na wdrożenie KSeF i do zakończenia wdrożenia, a także wydatków już poniesionych, w przypadku ewentualnej zmiany wymagań dotyczących funkcjonalności?

Bezpośrednie korzyści biznesowe związane z KSeF przedsiębiorcy odczują po wdrożeniu systemu. Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania.

Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.

Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę. Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności.

Warto podkreślić, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, co daje realną możliwość oszczędności, związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów przez przedsiębiorców. Do instrumentów wsparcia podatników zaliczają się także udostępnione przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzia, tj. Aplikacja Podatnika KSeF czy zaktualizowana e-mikrofirma. Udostępniona została także Aplikacja Mobilna KSeF.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy mogą uwzględnić koszty wdrożenia KSeF w podatku dochodowym, a podatnicy VAT czynni mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego w przypadku zakupów towarów i usług związanych z wdrożeniem KSeF. (...)

Dlaczego załączniki są limitowane strukturą? Dlaczego nie będzie dopuszczone dodawanie np. plików PDF?

Załącznik to integralna część faktury. Faktura ustrukturyzowana jest przesyłana w postaci pliku xml, a załącznik będzie jej elementem (dodatkowym węzłem struktury FA). W związku z powyższym nie jest możliwe przesłanie załącznika do KSeF w innej postaci niż xml, np. pliku pdf. (...)

Czy załączniki będą jedynie w formie ustrukturyzowanej? Czy będzie również możliwość dodania załącznika w formie nieustrukturyzowanej np. PDF z certyfikatem, zdjęcie, wykaz materiałów itp.?

Dozwolone będzie przesyłanie plików faktury z załącznikiem wyłącznie w formie ustrukturyzowanej (xml). Do KSeF nie będą przyjmowane pliki w postaci nieustrukturyzowanej, tj. pdf lub jpg - tego typu załączniki (pdf, jpg itp.) będą mogły być przekazywane nadal poza tym systemem. (...)

Czy wszystkie podmioty będą mogły przesyłać załączniki do faktur sprzedaży za pośrednictwem KSeF?

Nie jest planowane ograniczanie możliwości przesyłania załączników wyłącznie do określonych branż. Niemniej wprowadzenie możliwości przesłania do KSeF faktury z załącznikiem stanowi realizację potrzeb podmiotów, które wystawiają faktury zawierające złożone dane dotyczące jednostki miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz ceny jednostkowej towarów lub usług (np. dostawców mediów, przedsiębiorców świadczących usługi telekomunikacyjne, dostawców paliw wystawiających faktury zbiorcze). (...)

Dostawcy mediów (woda, energia, gaz) zawierają w fakturach dodatkowe informacje typu: numer licznika, poprzedni i bieżący odczyt. Wystawiają w 95% faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - czy te faktury będą obsłużone przez KSeF?

Dane, tj. numer licznika lub poprzedni i bieżący odczyt będzie można uwzględnić w treści faktury (w polu DodatkowyOpis) lub (w okresie obowiązkowego KSeF) w załączniku do faktury. Faktury na rzecz konsumentów w okresie obowiązkowego KSeF będą przesyłane do systemu fakultatywnie. (...)

Na czym polega fakultatywność wystawiania faktur VAT RR w KSeF od 1 lutego 2026 r.?

Nabywca będzie miał obowiązek wystawienia faktur VAT RR w KSeF wyłącznie w przypadku, gdy rolnik złoży w systemie oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym (z chwilą wskazania nabywcy - podatnika czynnego jako uprawnionego do wystawiania tych faktur przy użyciu KSeF). Jeżeli rolnik nie złoży takiego oświadczenia w KSeF i tym samym nie wskaże nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur w KSeF, faktura VAT RR będzie mogła być wystawiona poza tym systemem. Złożenie oświadczenia i wyznaczenie nabywcy jako uprawnionego do wystawienia faktur VAT RR w KSeF będzie decyzją rolnika (na tym polega fakultatywność tego rozwiązania) (...)".