Sposób przechowywania faktur zakupu a prawo do odliczania VAT

Mamy zamiar zmienić sposób przechowywania i archiwizowania otrzymywanych faktur zakupu. Chcemy wszystkie otrzymane faktury przechowywać w formie elektronicznej, również te, które otrzymamy w formie papierowej (skany faktur papierowych). Czy ten sposób przechowywania faktur nie pozbawi nas prawa do odliczenia podatku naliczonego?

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną z kolei rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Niezależnie od tego, w jakiej formie podatnik otrzymał dokument (czyli czy jest to faktura papierowa czy elektroniczna), prawo do odliczenia VAT naliczonego określonego w takiej fakturze przysługuje na takich samych zasadach.

Obowiązujące obecnie regulacje w zakresie rozliczania podatku VAT nie nakazują podatnikom przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały wystawione i otrzymane. Oznacza to, że nie ma przeszkód prawnych, aby faktury papierowe były przechowywane w formie elektronicznej, czy też odwrotnie.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu podatnik zamierza ujednolicić sposób przechowywania faktur i wszystkie faktury zakupu, niezależnie od formy w jakiej je otrzymał, przechowywać tylko w formie elektronicznej, decydując o zniszczeniu ich wersji papierowej po ich uprzednim zeskanowaniu. Przepisy ustawy o VAT nie zabraniają takiego sposobu przechowywania dokumentów, o ile podatnicy respektują zasadę, zgodnie z którą mają oni obowiązek przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Art. 112a ust. 3 ww. ustawy nakłada także dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Faktury te muszą być przechowywane w taki sposób, aby naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub Szef Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, miał dostęp on-line do tych faktur.

Zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu podatnik będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją inne ustawowe okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia podatku VAT.

Reasumując

Podatnik może przechowywać wszystkie otrzymane faktury w formie elektronicznej. Taki sposób ich archiwizacji pozostaje bez wpływu na realizację przez podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego.