VAT w 2014 r. - terminy odliczania

Podatnicy mogą odliczać VAT do wydatków związanych z czynnościami opodatkowanymi. Tak jest obecnie i tak będzie też w 2014 r. Zmienią się jednak terminy odliczania podatku. Będą one wynikały ze znowelizowanego art. 86 ustawy o VAT.

1. Podstawowe terminy odliczania VAT

Obecnie zasadą jest, że VAT można odliczyć w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Zasada ta od 1 stycznia 2014 r. ulegnie zmianie. W 2014 r. termin odliczenia VAT będzie zależał głównie od momentu powstania obowiązku podatkowego. Nabywcy zatem będą musieli ustalać, kiedy od danej transakcji sprzedawca (usługodawca) będzie zobowiązany do wykazania VAT należnego. Zasada ta będzie miała zastosowanie także w przypadku zapłaty zaliczek, zadatków czy rat.

Uwaga! W 2014 r. obowiązek podatkowy powstanie - co do zasady - z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, a jeżeli wcześniej otrzymano całość lub część zapłaty - z chwilą jej otrzymania (w niektórych przypadkach obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wystawienia faktury - dotyczy np. mediów, usług najmu, itp. - pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 31 z 1 listopada 2013 r., w artykule pt. "Rewolucyjne zmiany w VAT w 2014 r.").

Odliczenia VAT nie będzie jednak można dokonać wcześniej, niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę dokumentującą nabycie towarów lub usług.

Jeżeli podatnik nie odliczy VAT w miesiącu/kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy, będzie mógł tego dokonać w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

WAŻNE: Z literalnego brzmienia przepisów wynika, że odliczenia VAT będzie można dokonać, jeżeli będą spełnione łącznie następujące warunki:

1) powstał obowiązek podatkowy,

2) podatnik otrzymał fakturę.

Podobny wniosek można wysnuć także z uzasadnienia do nowelizacji ustawy o VAT, w którym czytamy:

"(…) W przypadku nabywanych towarów i usług konieczne jest posiadanie faktury z wyszczególnioną kwotą podatku, co oznacza, że z odliczenia można skorzystać w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są trzy przesłanki: powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów lub usług, doszło do nabycia tych towarów lub usług, podatnik otrzymał fakturę dotyczącą tej transakcji. (…)"

Uwaga! W ww. uzasadnieniu Ministerstwo Finansów - jako warunek odliczenia VAT - wskazało m.in. "nabycie towarów". Tego warunku jednak nie należy utożsamiać z otrzymaniem towaru, a raczej z "dokonaniem dostawy". Należy to rozumieć w ten sposób, że nie będzie można odliczać VAT z pustych faktur.

Powyższa zasada będzie miała zastosowanie także w przypadku zakupu mediów. Również od takich zakupów termin odliczenia VAT będzie uzależniony głównie od terminu powstania obowiązku podatkowego (a nie jak obecnie - od terminu płatności). W przypadku sprzedaży mediów obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wystawienia faktury (jeżeli faktura ta zostanie wystawiona terminowo). W związku z tym nabywcy mediów będą mogli odliczyć VAT w miesiącu/kwartale, w którym tę fakturę wystawiono (lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych), oczywiście nie wcześniej niż w miesiącu/kwartale otrzymania tej faktury.

Zaznaczamy, że fakturę za media będzie należało wystawić najpóźniej z upływem terminu płatności. Jeżeli jednak sprzedawca nie wystawi faktury lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstanie z upływem terminu płatności (art. 19a ust. 7 ustawy o VAT w związku z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT - w brzmieniu obowiązującym od 1.01.2014 r.). Nabywcy wprawdzie nie mają wpływu na to, czy kontrahenci wystawiają faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale w tym przypadku uchybienie terminu na wystawienie faktury może wpłynąć na okres, w którym nabywca będzie mógł odliczyć VAT.

Uwaga! Nie tylko w przypadku mediów obowiązek podatkowy (i w konsekwencji termin odliczenia VAT) będzie uzależniony od daty wystawienia faktury przez sprzedawcę (usługodawcę). Podobnie będzie także przy dostawie książek, usługach budowlanych, najmu, dzierżawy, leasingu, stałej obsługi prawnej i biurowej, itp. Również w tych przypadkach konieczne będzie zatem ustalanie, czy kontrahent wystawi fakturę terminowo (dla każdej z ww. czynności terminy wystawienia faktur będzie trzeba ustalać na podstawie art. 106i ust. 3 i 4 ustawy o VAT).

2. Termin odliczenia podatku z faktur otrzymanych z opóźnieniem

W 2014 r. będzie problem z odliczaniem VAT z faktur otrzymanych z opóźnieniem lub z duplikatów faktur. W takim przypadku może bowiem okazać się, że nie jest możliwe jednocześnie spełnienie dwóch warunków, tj.: odliczenie w miesiącu/kwartale powstania obowiązku podatkowego (lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych) i nie wcześniej niż w rozliczeniu za miesiąc/kwartał otrzymania faktury.

W sytuacji opisanej w pytaniu nie można jednak podatnika pozbawić prawa do odliczenia VAT. Byłoby to działanie sprzeczne z zasadą neutralności VAT, a także powodowałoby nierówne traktowanie podatników. Ponadto, prawo do odliczenia VAT jest podstawowym prawem podatnika, a przepisy powinny umożliwić jego realizację. W związku z tym należałoby przyjąć, że podatnicy, którzy otrzymają faktury z dużym opóźnieniem lub duplikaty faktur powinni mieć prawo do odliczenia. Rozsądnym rozwiązaniem jest, aby prawo to mogli zrealizować w miesiącu/kwartale otrzymania faktury (zgodnie z danymi z przykładu - w lipcu).

Zaznaczamy jednak, że nie wiadomo, czy takie samo zdanie będą miały organy podatkowe, bo będzie to naruszeniem podstawowej zasady odliczania VAT (w rozliczeniu za okres powstania obowiązku podatkowego). Są także wątpliwości, czy w tym przypadku będzie można dokonać odliczenia w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych lub poprzez korektę deklaracji VAT. Przepisy wskazujące na ten termin/sposób odliczenia (art. 86 ust. 11 i 13 ustawy o VAT) nie zawierają bowiem odwołania do art. 86 ust. 10b ustawy o VAT (ten przepis warunkuje odliczenie od otrzymania faktury).

W związku z powyższymi wątpliwościami, Ministerstwo Finansów powinno jak najszybciej wyjaśnić, jak stosować nowe przepisy, bo w niektórych sytuacjach zastosowanie się do ich literalnego brzmienia prowadzi do absurdu.

3. Odliczenie VAT poprzez korektę deklaracji VAT

W praktyce zdarza się, że podatnik nie odliczy VAT w obowiązującym terminie (obecnie - w miesiącu/kwartale otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy/kwartałów). Wówczas jednak podatnik może odliczyć VAT poprzez korektę deklaracji VAT za okres, w którym powstało prawo do odliczenia. Złożenie takiej korekty jest jednak ograniczone w czasie - można ją bowiem złożyć w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT. Podobnie będzie również w 2014 r. (nieco inaczej będzie przy czynnościach objętych samonaliczaniem podatku - o tym piszemy dalej).

W tym miejscu warto przypomnieć, że obecnie organy podatkowe uznają, że okres, w którym "powstało prawo do odliczenia" to zasadniczo miesiąc (kwartał) otrzymania faktury (a nie jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych). Na tej podstawie uznają, że jeżeli podatnik chce odliczyć VAT poprzez korektę deklaracji, powinien złożyć tę korektę za miesiąc (kwartał), w którym otrzymał fakturę (nie może skorygować deklaracji za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych). Tak uznał przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 13 maja 2013 r., nr IBPP2/443-117/13/AMP czy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 10 maja 2013 r., nr IPPP3/443-120/13-2/LK.

Należy się spodziewać, że podobnie organy podatkowe będą uznawały również w przyszłym roku, czyli że odliczenie VAT poprzez korektę deklaracji będzie możliwe tylko poprzez skorygowanie jednego miesiąca (kwartału). Problemem może być jednak ustalenie, który miesiąc (kwartał) skorygować.

Naszym zdaniem, bardziej zasadne wydaje się przyjęcie, że w sytuacji przedstawionej w pytaniu należałoby skorygować deklarację za styczeń 2014 r. Jak już bowiem wspomniano, przepisy wskazujące na możliwość odliczenia VAT poprzez korektę deklaracji nie odnoszą się do art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, wskazującego m.in., że odliczenia można dokonać nie wcześniej, niż w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzymano fakturę. Powyższe nie wynika jednak z przepisów i niewykluczone, że fiskus będzie miał w tej sprawie inne zdanie. Pozostaje mieć nadzieję, że również te wątpliwości dostrzeże Minister Finansów i w broszurze, która ma być wydana na temat stosowania przepisów w 2014 r., kwestię tę szczegółowo wyjaśni.

4. Termin odliczenia VAT od transakcji, od których VAT należny rozlicza nabywca

Od niektórych transakcji podatnicy wykazują zarówno VAT należny, jak i naliczony. Dotyczy to wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy, dla której podatnikiem jest nabywca, importu usług, zakupu towarów wymienionych w załączniku nr 11 do ustawy o VAT, itp. (dalej - transakcje objęte samonaliczeniem VAT). Również w tym przypadku zasadą będzie, że VAT można odliczyć w miesiącu/kwartale powstania obowiązku podatkowego. Warunkiem jednak będzie, aby kwota podatku należnego od ww. transakcji była wykazana w prawidłowej deklaracji VAT (podobnie jest również obecnie na mocy przepisu przejściowego zawartego w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. z 2013 r. poz. 35 ze zm.).

WAŻNE: Podatek należny i naliczony od transakcji objętych samonaliczeniem VAT będzie wykazywany zasadniczo w tej samej deklaracji VAT.

W przypadku WNT będzie jednak dodatkowy warunek odliczenia, a mianowicie podatnik będzie musiał otrzymać fakturę od kontrahenta dokumentującą dostawę towaru w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym od tego zakupu powstał obowiązek podatkowy (nie dotyczy nietransakcyjnego przemieszczenia towaru). Jeżeli w tym terminie podatnik nie otrzyma faktury, będzie obowiązany do odpowiedniego pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym ww. termin upłynął. Późniejsze otrzymanie faktury uprawni podatnika do odliczenia VAT w rozliczeniu za miesiąc/kwartał jej otrzymania.

Uwaga! Choć nie wynika to wprost z przepisów, to zasadne jest przyjęcie, że podatek naliczony od transakcji objętych samonaliczeniem VAT może być odliczony także w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Wykazywanie VAT naliczonego w innej deklaracji, niż jest wykazywany VAT należny jest jednak niezasadne, ale taki sposób odliczenia może być przydatny dla podatników, którzy przez pomyłkę nie odliczyli VAT (unikną bowiem składania korekty deklaracji).

Jeżeli podatnik nie odliczy VAT od omawianych transakcji w ww. terminie, będzie mógł dokonać odliczenia poprzez złożenie korekty deklaracji. Co istotne - termin na złożenie korekty będzie nieco dłuższy, niż przy "zwykłych" transakcjach, bo nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 13a ustawy o VAT).

5. Odliczanie VAT od importu towarów

Co do zasady, VAT od importu towaru będzie odliczany na zasadach wyżej omówionych, czyli z chwilą powstania obowiązku podatkowego (generalnie z chwilą powstania długu celnego), nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma dokument celny.

Nie ulegną zmianie natomiast regulacje dotyczące odliczania VAT od importu towarów, gdy podatnik stosuje procedury uproszczone polegające na wpisie do rejestru. W takiej sytuacji bowiem podatnik będzie mógł odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym dokona wpisu do rejestru. Warunkiem odliczenia będzie jednak - tak jak obecnie - dokonanie przez podatnika zapłaty podatku wykazanego w dokumencie celnym stanowiącym zgłoszenie uzupełniające dotyczące tego okresu rozliczeniowego (za wyjątkiem, gdy podatnik rozlicza VAT od importu towarów w deklaracji VAT, zgodnie z odrębnymi przepisami). Z przepisów nie wynika jednak, czy zapłata ma być dokonana do końca danego miesiąca (kwartału), czy też do momentu złożenia deklaracji za ten okres (nie wynika to również z obecnie obowiązujących przepisów). Naszym zdaniem, wystarczające powinno być dokonanie zapłaty do dnia złożenia deklaracji. Podobnie uznał także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 26 kwietnia 2010 r., nr ILPP2/443-440/10-2/MN.

Również w przypadku, gdy VAT od importu towarów określany będzie w decyzji celnej, termin odliczenia VAT będzie taki sam, jak obecnie. Odliczenia będzie można zatem dokonać w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma tę decyzję, pod warunkiem dokonania przez podatnika zapłaty podatku z niej wynikającego.

6. Kiedy odliczy VAT podatnik stosujący kasową metodę rozliczania VAT?

Obecnie mali podatnicy, stosujący tzw. "kasową metodę rozliczania VAT", mogą odliczać VAT w rozliczeniu za kwartał, w którym uregulowali całość lub część należności wynikającej z otrzymanej od kontrahenta faktury, nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury. Uregulowanie należności w części daje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego odpowiadającą części uregulowanej należności (art. 86 ust. 16 ustawy o VAT). Podobnie ma być również w przyszłym roku. Prawo do odliczenia VAT ww. podmioty będą miały bowiem nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym dokonają zapłaty za nabyte towary lub usługi (art. 86 ust. 10e ustawy o VAT). Naszym zdaniem jednak, również w tym przypadku będzie obowiązywała zasada, że odliczenia będzie można dokonać pod warunkiem, że u sprzedawcy powstanie obowiązek podatkowy. Konieczne będzie także otrzymanie faktury.

Trzeba jednak podkreślić, że w przywołanym przepisie nie będzie mowy o uregulowaniu "części zapłaty" (a jedynie o "dokonaniu zapłaty"). Tu zatem mogą powstać spory, czy uregulowanie części należności uprawni do odliczenia części VAT. Przepisy o VAT nie precyzują bowiem, co należy rozumieć przez "dokonanie zapłaty". Warto jednak przypomnieć, że takim pojęciem ustawodawca posłużył się także w art. 116 ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT, odnoszącym się do odliczania VAT od zakupu produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. W tym przypadku organy podatkowe zazwyczaj uznają, że jedynie uregulowanie całej należności uprawnia nabywcę do odliczenia (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 sierpnia 2012 r., nr ITPP1/443-659//12/MS). Wprawdzie niektóre organy podatkowe przyznają prawo do odliczenia części VAT przy częściowej zapłacie (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 stycznia 2012 r., nr PPP2/443-1200/11-2/IG), lecz jak dotychczas wśród organów podatkowych jest to stanowisko raczej odosobnione (choć większość sądów też takie prezentuje).

W związku z powyższym istnieje ryzyko, że w 2014 r. organy podatkowe będą uznawały, że jedynie całkowite uregulowanie należności uprawnia podatnika stosującego kasową metodę do odliczenia VAT. Nie wiadomo jednak, czy taki był zamysł ustawodawcy. Warto bowiem przypomnieć, że regulacje uprawniające do odliczenia części VAT, gdy ww. podmiot uregulował tylko część należności, wprowadzono do ustawy o VAT z dniem 1 stycznia 2013 r. (patrz - ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce; Dz. U. poz. 1342). Nie było jednak żadnego powodu, aby z tych regulacji rezygnować.

Uwaga! W przyszłym roku nie będzie już wątpliwości, że mały podatnik stosujący kasową metodę rozliczania VAT może odliczyć podatek nie tylko w rozliczeniu za okres, w którym dokonał zapłaty (jeżeli pozostałe warunki do odliczenia będą spełnione), ale także w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (obecnie też zazwyczaj się tak uznaje, ale nie wynika to wprost z przepisów).

Zaznaczamy, że z dniem 1 stycznia 2014 r. uchylone zostaną także ust. 17 i 18 w art. 86 ustawy o VAT, odnoszące się do odliczenia VAT przed okresem stosowania metody kasowej lub po utracie prawa do tej metody (lub rezygnacji z niej). Te regulacje są bowiem zbędne, gdyż sposób postępowania w ww. przypadkach będzie wynikał z ogólnego przepisu odnoszącego się do odliczania VAT przez podatnika stosującego kasową metodę odliczania VAT.

7. Faktury otrzymane od podatnika rozliczającego VAT metodą kasową

Obecnie termin odliczenia VAT z faktur otrzymanych od małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową określa § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie VAT. Zgodnie z tym przepisem, odliczenia można dokonać z chwilą uregulowania całości lub części należności (przy częściowej zapłacie odliczenie dotyczy tylko części VAT). W przyszłym roku nie ma być już odrębnego przepisu, który regulowałby tę kwestię, a to oznacza, że zastosowanie tu znajdzie zasada ogólna. Zatem w 2014 r. będzie można odliczać VAT z faktur otrzymanych od podatnika rozliczającego VAT metodą kasową w momencie powstania obowiązku podatkowego, tj. w rozliczeniu za okres dokonania całości lub części zapłaty za towary lub usługi (oczywiście nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę). Zatem termin odliczenia VAT z faktur otrzymanych od podatników rozliczających VAT metodą kasową generalnie nie ulegnie zmianie.

Istotne jest jednak, że odliczenia VAT będzie można dokonać również w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (obecnie przepisy rozporządzenia regulujące kwestie odliczania VAT z faktur otrzymanych od podatników rozliczających VAT metodą kasową takiej możliwości nie przewidują).

8. Okazjonalna wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu a prawo do odliczenia VAT od zakupu tego środka transportu

Zasadą jest, że z wewnątrzwspólnotową dostawą towaru mamy do czynienia, gdy sprzedawca jest podatnikiem (w uproszczeniu - przedsiębiorcą). Jeżeli jednak przedmiotem dostawy jest nowy środek transportu, sprzedawca staje się podatnikiem, nawet jeżeli sprzedaż ma charakter okazjonalny (art. 16 ustawy o VAT). Od takiej dostawy zasadniczo nie trzeba płacić VAT, bo ma tu zastosowanie stawka 0%. Podatnik może jednak "odzyskać" kwotę stanowiącą równowartość 23% kwoty należnej z tytułu ww. dostawy, nie więcej jednak niż wynosi kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka. Podobnie będzie również w przyszłym roku, przy czym kwota ta będzie mogła być odliczona w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Odliczenie będzie zatem najczęściej dokonywane w miesiącu dokonania sprzedaży samochodu i wystawienia faktury (obecnie nie ma przepisu, który określałby termin odliczenia VAT w omawianym przypadku; przepisy określają jedynie termin złożenia deklaracji przez ww. podmioty - patrz art. 99 ust. 11 ustawy o VAT).

9. Korekta VAT naliczonego w związku z wystawieniem faktury korygującej

Obecnie podatnik otrzymujący fakturę korygującą "in minus" ma obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę otrzymał. Jeżeli jednak podatnik nie odliczył jeszcze VAT z faktury pierwotnej, a prawo do takiego odliczenia mu przysługuje, uwzględnia VAT z faktury pierwotnej i z korekty tej faktury w tej samej deklaracji. Podobnie będzie również w 2014 r., z tym że będą obowiązywały także szczególne przepisy, które niekiedy mogą zobowiązać nabywcę do korekty naliczonego VAT, pomimo, że nie otrzyma on faktury korygującej. Będzie to dotyczyło sytuacji, gdy sprzedawca nie uzyska potwierdzenia otrzymania przez nabywcę faktury korygującej (pomimo, że podejmie próby jej doręczenia), ale z posiadanej dokumentacji będzie wynikało, że nabywca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Te regulacje mogą być jednak pewnym utrudnieniem dla nabywcy, bo będzie on musiał każdorazowo badać, czy sprzedawca już podjął określone czynności w celu doręczenia mu faktury korygującej. Tu zatem mogą powstać spory, w którym okresie rozliczeniowym nabywca powinien skorygować VAT. Trzeba jednak zaznaczyć, że te regulacje powinny mieć raczej charakter sporadyczny. Zasadą powinno być skorygowanie VAT przez nabywcę w miesiącu/kwartale otrzymania faktury korygującej.