Jaki adres podawać na fakturach - głównego miejsca prowadzenia działalności, czy adres dostawy towaru?

Osoba fizyczna (czynny podatnik VAT) prowadzi trzy sklepy w tej samej branży. Czy na fakturach zakupu powinien znajdować się adres sklepu, do którego dostarczany jest towar, czy wystarczy adres głównego miejsca działalności?

Dane, jakie powinna zawierać faktura, określono w art. 106e ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 pkt 3 tego artykułu, faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Przepis ten nie precyzuje jednak, jaki adres miał na myśli ustawodawca.

Adres zamieszkania, czy adres prowadzenia działalności?

W związku z ww. ogólnym sformułowaniem ustawowym ("adres") powstała wątpliwość, czy osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą powinny na fakturach umieszczać adres zamieszkania (podawany w zgłoszeniu VAT-R), czy też główne miejsce prowadzenia działalności (jeśli znajduje się ono w innym miejscu niż miejsce zamieszkania). Sprawa została poruszona w Broszurze Informacyjnej Ministerstwa Finansów pt. "Zmiany w zakresie fakturowania" (patrz: strona internetowa www.finanse.mf.gov.pl), w której czytamy:

"(...) Przepisy nie precyzują, jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (miejsca zamieszkania czy głównego miejsca prowadzenia działalności - jeśli to główne miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym miejscu niż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskazać w fakturze. Przyjąć zatem należy, iż będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być, co do zasady, adres zamieszkania. Jednakże w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności (podkreśl. red.). (...)"

Broszura ta została wprawdzie wydana w oparciu o nieaktualne już rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.), jednak w odniesieniu do omawianego problemu nie straciła swej aktualności.

Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 5 czerwca 2014 r., nr PT8/033/36/274/WCH/14/RD52006 także uznał, że w sytuacji, gdy podatnik nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania, w fakturach powinien podawać adres głównego miejsca prowadzonej działalności gospodarczej zgodny z wpisem do CEIDG.

Tożsame stanowisko zajął także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 16 lutego 2015 r., nr IPPP1/443-1359/14-2/AS.

Jaki adres przy kilku miejscach prowadzenia działalności?

W sytuacji przedstawionej przez Czytelnika pojawiła się z kolei wątpliwość dotycząca adresu, jaki powinien być wskazany na fakturach otrzymywanych tytułem dokonywanych zakupów towarów, w sytuacji gdy prowadzi on kilka punktów sprzedaży (sklepów) i zakupiony towar jest dostarczany bezpośrednio do tych punktów. Problem ten może również dotyczyć wystawianych przez podatnika faktur sprzedaży. Czy w takim wypadku należy bowiem wskazywać na fakturach adres sklepu, do którego dostarczany jest towar (i z którego jest on sprzedawany), czy wystarczy podać adres głównego miejsca prowadzenia działalności?

Przywołany art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje obligatoryjne elementy, jakie powinna zawierać faktura. Należą do nich m.in. adresy stron transakcji. W przypadku osób fizycznych będzie to adres zamieszkania lub adres głównego miejsca prowadzenia działalności (jeżeli jest on inny niż adres zamieszkania i został zgłoszony przy wpisie do CEIDG). Taki adres należy zatem obowiązkowo wskazać na wystawianych fakturach sprzedaży oraz podać kontrahentom wystawiającym na rzecz podatnika faktury (z tytułu dokonywanych przez niego zakupów).

Ponieważ jednak ustawodawca wskazał jedynie obowiązkowe elementy faktury, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zawierały one także inne elementy, np. adres dostawy towaru (tu: adres sklepu Czytelnika, do którego trafia towar i z którego jest on sprzedawany). Może to bowiem być przydatne z punktu widzenia podatnika, np. do rozliczenia danego sklepu w celu sprawowania kontroli nad pracownikami. Żaden z przepisów VAT nie sprzeciwia się temu, aby faktury zawierały dodatkowe elementy istotne z punktu widzenia indywidualnego podatnika. Zgodnie z ww. broszurą informacyjną MF:

"(...) Nie ma (...) przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że nie zakłóca to czytelności faktury (podkreśl. red.). (...)"

Na fakturach można zatem fakultatywnie podawać inne miejsca prowadzenia działalności (np. te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów), jeżeli nie zakłóca to ich czytelności.

Reasumując, faktury wystawiane i otrzymywane przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą muszą obowiązkowo zawierać adres zamieszkania lub adres głównego miejsca prowadzenia działalności (jeżeli jest on inny niż adres zamieszkania i został zgłoszony przy wpisie do CEIDG). Wskazanie innych adresów (np. adresów sklepów, do których dostarczany jest zakupiony towar) nie jest obowiązkowe.