Gazeta Podatkowa nr 49 (1506) z dnia 18.06.2018

Dane na fakturze w świetle RODO

Jako czynny podatnik VAT sprzedaż towarów i usług na rzecz swoich kontrahentów dokumentuję fakturami. Czy po wejściu RODO na fakturach powinienem zamieszczać klauzule informacyjne o przetwarzaniu danych kontrahentów?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (...), tzw. RODO, rozszerzyło znacząco zakres informacji, jakie administrator danych musi przekazywać osobom, których dane przetwarza. Bez znaczenia dla tego obowiązku jest podstawa prawna takiego przetwarzania może - odbywać się ono zarówno na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, jak i może odbywać się bez tej zgody, ale np. w celu realizacji umowy lub na podstawie przepisu prawa. Przy czym należy zwrócić uwagę, iż RODO obejmuje swoją ochroną dane osobowe osób fizycznych, dlatego omawiane obowiązki informacyjne i ewentualne umieszczanie tych informacji np. na fakturach dotyczy jedynie kontrahentów będących osobami fizycznymi.

Zakres danych podawanych przez administratora osobie, od której dane są pobierane, określa art. 13 RODO (informacje, które należy przekazać w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, określa art. 14 RODO).

Zasada przejrzystości wynikająca z RODO wymaga, aby wszelkie informacje kierowane do osoby, której dane dotyczą, były zwięzłe, łatwo dostępne i zrozumiałe. Informacje te mogą być przekazywane w formie elektronicznej, na przykład za pomocą strony internetowej, gdy mają być przekazane większej liczbie osób. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych dotyczących danej osoby, należy jej przekazać w momencie zbierania danych. To, w jaki sposób klauzule informacyjne zgodne z wymaganiami RODO będą przekazywane osobom, których dane są przetwarzane, określa administrator danych. Ważne jest, by móc wykazać, że osoby, których dane są przetwarzane, miały możliwość zapoznania się z tymi informacjami. W przypadku przekazywania takich informacji kontrahentom (osobom fizycznym) informacja może być im przekazywana w postaci stopki na zawieranej umowie, w postaci stopki na fakturze lub e-mailem bezpośrednio kierowanym do danej osoby.

Natomiast w myśl przepisów ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą zarówno dokonaną dostawę towaru, świadczenie usług, jak i otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem tych czynności. Tak wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.).

Podatnicy zasadniczo nie mają obowiązku sporządzania faktury, gdy nabywcą towarów czy usług jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Jednak na żądanie tej osoby faktura musi być wystawiona. Obowiązek ten nie wystąpi tylko w przypadku czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (chodzi m.in. o dostawy mediów, najem, leasing).

Wystawiane przez podatnika faktury powinny zawierać dane wskazane w art. 106e ustawy o VAT oraz, w niektórych przypadkach, dane wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485). Powinny one zawierać m.in.:

• datę wystawienia i kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
   
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
   
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
   
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
   
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
   
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
   
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
   
• stawkę podatku,
   
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
   
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
   
• kwotę należności ogółem.

Przykładowe druki faktur dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.

Warto zwrócić uwagę, co podkreślają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, że ustawa o VAT wprowadza katalog elementów, jakie powinna zawierać faktura, przy czym katalog ten nie jest zamknięty. Oznacza to, iż na fakturze można zamieszczać informacje dodatkowe, jeśli podatnik uzna, że taka jest potrzeba. Elementami, które zwykle umieszcza się na fakturach, a które nie wynikają z przepisów ustawy o VAT, są np. numer rachunku bankowego czy termin płatności. Tak wynika m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 21 czerwca 2017 r., nr 0114-KDIP4.4012.143.2017.2.MK.

W świetle powyższego nie ma przeszkód, aby na fakturze przekazywanej kontrahentowi Czytelnik zamieszczał klauzule informacyjne, do stosowania których zobowiązany jest na mocy innych przepisów.