Anulowanie faktur i określenie momentu ich rozliczenia

Omyłkowo wystawiliśmy fakturę dotyczącą transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca (towar nie został dostarczony). Kontrahent zwrócił nam fakturę z adnotacją "bez księgowania". Jesteśmy w posiadaniu obu egzemplarzy faktur. Czy możemy anulować ww. fakturę czy też powinniśmy wystawić fakturę korygującą?

Faktura powinna dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi bowiem, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług, czy też otrzymania zaliczki. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy nie wskazuje ona zaistniałego zdarzenia gospodarczego. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Zatem faktura sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Z kolei faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zdaniem organów podatkowych dokonanie korekty faktury możliwe jest w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w jego rozliczeniach. Natomiast nie ma podstaw do dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie została wprowadzona do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.

Zatem w sytuacji, gdy wystawiona faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (tj. podatnik jest w posiadaniu dwóch egzemplarzy faktury), to nie ma podstaw do poprawienia błędów poprzez wystawienie faktury korygującej. Wówczas istnieje możliwość anulowania tej faktury.

Przepisy ustawy o VAT, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce (w drodze wyjątku) dopuszczalne jest jednak anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego, czyli tylko wtedy, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Kwestia anulowania faktur i ich ujmowania w danym okresie rozliczeniowym została rozpatrywana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 29 września 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK, w której wyjaśniono, że: "(...) skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego (wystawiona faktura wraca do Wnioskodawcy i nie jest ujęta w ewidencji kontrahenta) oraz nie dokumentują one faktycznie wykonanych zdarzeń gospodarczych w postaci dostawy towaru lub wykonania usługi to Wnioskodawca będzie miał prawo do anulowania takich faktur poprzez opatrzenie obu egzemplarzy faktury odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach ich anulowania i pozostawieniu ich w dokumentacji podatkowej. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych (...)". Jeżeli chodzi o moment ujmowania anulowanych faktur organ podatkowy stwierdził, że: "(...) Wnioskodawca w celu usunięcia błędu powinien dokonać korekty deklaracji VAT za te miesiące, w których ww. faktury VAT zostały rozliczone, poprzez obniżenie odpowiednio kwoty zadeklarowanej podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, na zasadach wskazanych w art. 81 § 1 i 2 oraz z uwzględnieniem art. 75 § 3 Ordynacji podatkowej. Reasumując, Wnioskodawca we wskazanych okolicznościach sprawy jest uprawniony do »anulowania« przedmiotowych faktur oraz ma prawo do złożenia korekty deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy, w którym ujął taką/takie fakturę/faktury (...)".

Podsumowując, Czytelnik zawsze powinien zachować należytą staranność przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Jeżeli jednak już wystawił omyłkowo fakturę niedokumentującą rzeczywistego zdarzenia gospodarczego i nie wprowadził jej do obrotu prawnego (kontrahent zwrócił fakturę z adnotacją "bez księgowania" i Czytelnik jest w posiadaniu wszystkich egzemplarzy tej faktury), to może ją anulować.