Gazeta Podatkowa nr 61 (1415) z dnia 31.07.2017

Zasady wystawiania faktur elektronicznych

E-faktury w obrocie gospodarczym są traktowane tak samo jak faktury papierowe. Faktura elektroniczna, tak jak faktura papierowa, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona, a także otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Kiedy można wystawiać e-faktury?

Jak wynika z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Podatnik VAT, na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy, dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,

3) WDT na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,

4) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy WDT lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Podatnicy, co do zasady, nie mają obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wykonawczych. Przy czym na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT mają oni obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru lub usługi.

Faktury wystawia się generalnie co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak wskazano w art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Obowiązkiem podatnika zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych, jak i papierowych jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

W art. 106n ust. 1 ustawy o VAT ponadto wskazano, że stosowanie przez podatnika e-faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast zasad dokonywania takiej akceptacji. Nie oznacza to, że akceptacja ta ma przyjąć formę pisemną czy elektroniczną. W praktyce przyjęło się, że sprzedawca na zasadzie domniemania zgody kontrahenta może wysyłać mu e-faktury dopóty, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie. Wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy na otrzymywanie e-faktur jest opłacenie należności wynikającej z wysłanej w ten sposób faktury.

Treść ujednoliconych przepisów prawnych dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Autentyczność i integralność treści faktury

Jak wskazano wcześniej, podatnik określa sposób autentyczności, integralności treści oraz czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na temat rozumienia pojęcia "kontrole biznesowe", użytego w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.A. Wskazał, że należy rozumieć je jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, zdaniem organu interpretacyjnego, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Oznacza to, że podatnik powinien w firmie ustalić (np. w regulaminie wewnętrznym) szczegółowe zasady postępowania w przypadku realizacji konkretnych zamówień, czyli określić zasady dokumentowania transakcji, podpisywania umów, dokumentów itp.

Warto dodać, że poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przechowywanie e-faktur

Dokumentacja podatkowa musi być przechowywana do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego ona dotyczy. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak stanowi natomiast art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie zaś z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
• otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur w Polsce (art. 112a ust. 2 ustawy). Zasada ta nie ma zastosowania, jeżeli faktury są przechowywane poza Polską w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają tym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur (wystawionych, jak i otrzymanych), a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podatnik stosujący dla udokumentowania wykonywanych czynności e-faktury nie ma obowiązku ich drukowania i przechowywania ich papierowej wersji. Jeśli zapewni autentyczność i integralność treści e-faktur w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 czerwca 2017 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.84.2017.2.KT, wskazał, że istnieje także możliwość przechowywania w formie elektronicznie dokumentów otrzymanych w formie papierowej. Papierowe dokumenty po ich przetworzeniu na formę elektroniczną mogą być niszczone. Jest to możliwe w sytuacji, gdy podatnik będzie prowadził taki sposób archiwizacji (przechowywania) faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, który zapewni łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Musi też być zapewniony odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, system ten musi umożliwiać również odpowiednim organom, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnik w takim przypadku nie traci prawa do odliczenia VAT.

Moment otrzymania e-faktury

W przypadku e-faktur wątpliwości może budzić ustalenie momentu ich otrzymania. Jest to istotne chociażby w celu realizacji prawa do odliczenia VAT przez nabywcę towarów i usług. Skorzystanie z tego prawa uzależnione jest od dwóch warunków, a mianowicie: do danej transakcji musi powstać obowiązek podatkowy po stronie sprzedającego, następnie podatnik musi otrzymać fakturę potwierdzającą transakcję.

W przypadku faktury wystawionej w formie papierowej nie ma wątpliwości, że datą jej otrzymania jest data fizycznego jej otrzymania przez nabywcę lub jego pracownika. Natomiast e-faktura powinna wywierać takie same skutki podatkowe, jak faktura w formie papierowej. Zatem w przypadku faktur elektronicznych otrzymanych przez nabywcę np. e-mailem - w formie załącznika, za datę jej otrzymania uznać należy datę wpływu tej wiadomości z odpowiednio załączoną e-fakturą. Nie ma tu znaczenia termin odczytania e-maila przez podatnika ani też termin, w którym ostatecznie faktura zostanie przesłana i odebrana w dziale księgowości firmy. Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, w interpretacji indywidualnej z dnia 30 czerwca 2014 r., nr ILPP4/443-201/14-2/EWW, w której podkreślił, iż w przypadku e-faktur, rolę "datownika" będzie pełniła data wpływu danego e-maila na adres poczty elektronicznej podatnika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221)