A A A

Obowiązek podatkowy w obrocie krajowym - Dodatek nr 8 do Poradnika VAT nr 11 (275) z dnia 10.06.2010

Refakturowanie usług

Z refakturowaniem mamy do czynienia przede wszystkim wówczas, gdy umowa łącząca strony przewiduje tego rodzaju sposób wzajemnych rozliczeń oraz do refakturowanych usług podmiot, który je refakturuje nie dolicza żadnej marży. Refakturowana kwota musi odpowiadać kwocie, jaka wynika z wystawionej przez usługodawcę faktury pierwotnej.

Refaktura jest więc „przepisaną” fakturą wystawioną pierwotnie przez podmiot świadczący usługi. W związku z tym również i firma refakturująca usługi musi określić moment powstania obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Refakturujemy usługi najmu i dostawę mediów. Kiedy powstanie obowiązek podatkowy w VAT - z datą sprzedaży, czy z terminem płatności?

Jeżeli chodzi o refakturowanie usług najmu czy mediów, termin płatności za refakturowane media nie musi być taki sam w refakturze, jak w fakturze pierwotnej. Nie ma obowiązku przy refakturowaniu zachowania tego samego miesiąca (terminu) płatności określonego przez zakład telekomunikacji, zakład energetyczny czy jednostkę właściwą w sprawie wodociągów lub kanalizacji. Tym samym, termin powstania obowiązku podatkowego za te same media może być inny dla dostawcy (usługodawcy) - najczęściej będzie to termin wcześniejszy - a inny dla wynajmującego i refakturującego te media na rzecz najemcy (najczęściej będzie to termin późniejszy). W przypadku najmu, umowa powinna określać termin płatności zarówno czynszu, jak i ewentualnych kosztów mediów. Termin, który określony został w umowie najmu należy przyjąć jako termin płatności, nawet jeżeli na pierwotnych fakturach terminy płatności określono inaczej.

Dla mediów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności. Dla usług najmu z kolei, moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, to moment otrzymania całości lub części zapłaty, a obowiązek podatkowy powstaje nie później niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Przykład

Zgodnie z umową najmu wynajmujący refakturuje na najemcę czynsz i dostawę mediów. Z umowy najmu wynika, że termin płatności przypada na dzień 10. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Nawet w sytuacji, gdy z faktur pierwotnych wynikają inne terminy płatności, dla wynajmującego obowiązek podatkowy z tego tytułu powstanie na zasadach wynikających z art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT. W przypadku czynszu za kwiecień 2010 r. termin płatności określono na 10 maja 2010 r. i w tym dniu najpóźniej powstał obowiązek podatkowy z tytułu świadczonej usługi najmu. Jeżeli najemca wcześniej uregulował należność - obowiązek podatkowy po stronie wynajmującego powstał z chwilą otrzymania zapłaty.

Budujemy w centrach handlowych własne lokale, a część wykonanych prac budowlanych refakturujemy na centrum handlowe. Kiedy w takim przypadku powstanie obowiązek podatkowy?

Obowiązek podatkowy w przypadku usług budowlanych lub budowlano-montażowych powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usługi. Wynika to z przepisu art. 19 ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT.

Oznacza to, że z tytułu wykonania usługi budowlanej, dla powstania obowiązku podatkowego podstawowe znaczenie ma termin zapłaty, ale tylko wówczas, gdy kontrahent dokona płatności za wykonaną na jego rzecz usługę w terminie 30 dni, a w praktyce w terminie 29 dni od dnia jej wykonania, gdyż 30. dnia obowiązek podatkowy powstanie niezależnie od tego czy zapłaty dokonano, czy nie. W takiej sytuacji dzień otrzymania zapłaty, czyli uiszczenia należnej kwoty na rzecz usługodawcy (w kasie firmy bądź na rachunek bankowy), powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Jeżeli płatności dokonano np. 10. dnia licząc od dnia wykonania usługi, to tego samego dnia w firmie powstaje obowiązek podatkowy.

Dla prawidłowego określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w stosunku do usług budowlanych, niezwykle istotne (poza terminem zapłaty) jest również określenie momentu, w którym usługa została wykonana, czy też może zostać uznana za wykonaną.

Jeżeli zatem firma dokonuje refakturowania usług budowlanych, ważne jest ustalenie daty wykonania usługi. To właśnie ta data w połączeniu z datą otrzymania zapłaty (bądź jej brakiem) wyznaczy moment powstania obowiązku podatkowego zarówno w przypadku fakturującego, jak i refakturującego. W sytuacji gdy usługa była wykonana w określonym dniu, to właśnie ta data jest punktem początkowym dla wyznaczenia obowiązku podatkowego. Jeśli przed upływem trzydziestu dni od dnia wykonania usługi wpłynie zapłata do firmy refakturującej usługę, to ten właśnie dzień będzie dniem powstania obowiązku podatkowego. Jeśli zapłata w tym okresie nie wpłynie - obowiązek podatkowy u refakturującego powstanie w trzydziestym dniu od dnia wykonania usługi.