Faktury elektroniczne - zasady wystawiania i przesyłania

1. Kto i kiedy może wystawiać e-faktury?

Szczególne regulacje dotyczące dokumentowania transakcji dla potrzeb VAT odnaleźć można w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur. Natomiast uregulowania dotyczące e-faktur znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661).

Obecnie możliwe jest wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (tj. PDF, doc. i innym formacie udostępnianym na serwerze wystawcy), w tym przesyłanie faktur e-mailem. Nie ma również przeszkód, aby podatnicy przesyłali w formie elektronicznej faktury, które zostały wystawione w formie papierowej.

Jeśli chodzi o faktury korygujące, to istnieje również duża swoboda w zakresie ich wystawiania, co oznacza, że można sporządzać papierowe wersje faktur korygujących czy duplikatów faktur elektronicznych.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu ich przesyłania przez odbiorcę faktury. Akceptacja ta (albo jej cofnięcie) może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej.

Ponadto dodatkowo zastrzeżono, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności pochodzenia i integralności ich treści.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

2. Na czym polega akceptacja e-faktur?

W myśl § 3 rozporządzenia w sprawie e-faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej "akceptacją". Akceptacja (bądź jej cofnięcie) może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Żaden z obowiązujących przepisów nie określa, w jakiej formie elektronicznej kontrahent powinien wyrazić akceptację przesyłania e-faktur. W zasadzie można więc uznać, że może być ona przesłana przez kontrahenta pocztą elektroniczną (w formacie PDF).

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca faktury nie ma prawa do przesyłania mu faktur w formie elektronicznej. Prawo to traci moc od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba, że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

3. Przechowywanie e-faktur

Faktury są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Wynika to z § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur. Jednak przepis ten nie ma zastosowania do e-faktur. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 6 rozporządzenia w sprawie e-faktur - faktury elektroniczne mogą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

2) łatwe ich odszukanie,

3) bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

E-faktury należy przechowywać - tak jak faktury w formie papierowej - do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

4. Odliczanie podatku VAT z e-faktur

Dla skorzystania przez nabywcę towarów i usług z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie jest istotne, czy podatnik otrzymał dokument w wersji papierowej czy elektronicznej. Ma on prawo - co do zasady - do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał, bądź też w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

W przypadku e-faktur otrzymanych drogą e-mailową, za moment otrzymania przez podatnika faktury wystawionej w formie elektronicznej należy uznać:

1) moment umieszczenia faktury w archiwum elektronicznym spółki - w przypadku, gdy kontrahent ma podpisaną umowę o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych,

2) moment wejścia wiadomości na serwer pocztowy podatnika - w przypadku braku umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych.

5. Faktury elektroniczne w 2013 r.

Powszechność stosowania w obrocie gospodarczym e-faktur zobligowała polskiego ustawodawcę do ustawowego uściślenia zasad posługiwania się tego rodzaju dokumentami. W projekcie zmian do ustawy o VAT z dnia 10 sierpnia 2012 r. określono definicję ustawową faktury elektronicznej - jako faktury w formie elektronicznej wystawionej i otrzymanej w dowolnym formacie elektronicznym.

Jest to odzwierciedlenie definicji przyjętej w art. 217 dyrektywy w sprawie VAT w brzmieniu zmienionym dyrektywą Rady z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189/1).

Jak wynika z uzasadnienia do projektu, rodzaj formatu elektronicznego będzie bez znaczenia. Istotny natomiast będzie fakt, że faktura jest w formacie elektronicznym w momencie jej wystawienia oraz otrzymania.

Faktury elektroniczne, które zostaną utworzone w formacie elektronicznym poprzez programy księgowe lub edytory tekstu i które zostaną wysłane lub otrzymane na papierze, choć będą fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, nie będą mogły być uznane za faktury elektroniczne.

Aby e-faktura mogła zostać uznana za wystawioną, dostawca lub usługodawca będzie musiał udostępnić fakturę w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. Poprzez udostępnienie należy rozumieć, że faktura elektroniczna będzie przekazywana bezpośrednio odbiorcy, np. poprzez e-mail albo że będzie dostępna dla odbiorcy za pośrednictwem portalu internetowego.

W świetle definicji ustawowej fakturę elektroniczną uznać będzie można za otrzymaną, jeżeli dotrze ona do odbiorcy - czyli np. w momencie jej pobrania z portalu internetowego lub w momencie wpływu wiadomości e-mail zawierającej tę fakturę na serwer pocztowy odbiorcy.