A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (703) z dnia 10.07.2010

Faktury przesyłane drogą elektroniczną

Czy faktury przesyłane e-mailem mogą być podstawą do odliczenia VAT? Zaznaczam, że oryginały faktur otrzymane w okresie późniejszym w formie papierowej różnią się od ww. faktur jedynie podpisem czy umieszczeniem pieczęci i ewentualnie kolorowym nadrukiem logo firmy.

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać w szczególności datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (z pewnymi wyjątkami, które tu pomijamy). Tak wynika z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Natomiast szczegółowe zasady wystawiania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Przepisy przewidują dwie formy faktur: papierową i elektroniczną. Przy czym ta druga forma wymaga dodatkowo wypełnienia warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119). W § 4 ww. rozporządzenia postanowiono, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Powołując się na powyższe przepisy organy podatkowe stoją na stanowisku, że samo wygenerowanie oryginału faktury VAT (w formacie pliku PDF) i umożliwienie nabywcy pobrania go z serwera dostawcy bądź wysłanie nabywcy oryginału faktury VAT za pomocą systemu informatycznego nie zapewnia gwarancji niekwestionowanej autentyczności pochodzenia faktury od podmiotu, który ją wystawił oraz gwarancji integralności i nienaruszalności zawartej w niej treści.

WAŻNE: Zdaniem organów podatkowych, faktury przesłane w formacie PDF nie spełniają warunków do uznania ich za faktury elektroniczne, a otrzymanie takiej faktury drogą internetową nie uprawnia nabywcy do odliczenia VAT.

Takie stanowisko zaprezentował przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 28 października 2009 r., nr ILPP2/443-1076/09-3/AD, który uznał, że otrzymanie faktury w formacie pliku PDF nie jest wprowadzeniem faktury do obrotu prawnego. W konsekwencji faktura taka nie uprawnia nabywcy do odliczenia VAT. Dyrektor Izby Skarbowej podkreślił jednocześnie, że istnieje możliwość przekazywania faktur w ww. formie, lecz na gruncie przepisów o VAT faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. W takim przypadku dochodzi jedynie do przekazania do wiadomości odbiorcy treści faktury, a nie do wystawienia i doręczenia faktury VAT:

"(...) Ustawodawca świadomie wprowadził obostrzenia dla funkcjonowania faktur w formie elektronicznej, które to obostrzenia nie dotyczą przekazu dokonywanego pocztą, kurierem czy osobiście - jeżeli więc przepisy zawierają wymogi formalne, np. kwalifikowany podpis na e-fakturze, to powinny być one spełnione (...)."

Warto jednak zaznaczyć, że odmienne stanowisko w powyższej kwestii zaprezentował NSA w wyroku z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09.

WAŻNE: Zdaniem NSA, faktura przesłana drogą elektroniczną (w formie pliku PDF), pomimo, że nie jest zabezpieczona podpisem elektronicznym, daje prawo do odliczenia VAT. Istotne jest jedynie, aby taka faktura została przez nabywcę wydrukowana.

NSA wskazał również, że skoro o nabyciu prawa do odliczenia VAT decyduje zazwyczaj data otrzymania faktury, nabywca powinien umieć udowodnić datę otrzymania faktury drogą internetową. W tym celu można przykładowo wydrukować otrzymaną wiadomość, do której załączono ww. fakturę, z której będzie wynikała data jej otrzymania.

Powyższy wyrok jest bardzo korzystny dla podatników i należy ocenić go pozytywnie, uwzględniając w szczególności obecną rolę Internetu w komunikowaniu się podatników. Trudno jednak ocenić, czy przyczyni się on do zmiany stanowiska fiskusa w omawianej sprawie. Dlatego też aby nie wejść w spór z organem podatkowym, bezpieczniej jest nie odliczać VAT z faktury otrzymanej drogą internetową, jeżeli faktura ta nie spełnia wymogu do uznania jej za fakturę elektroniczną. Bez znaczenia jest, że faktura ta różni się od faktury papierowej jedynie brakiem podpisu czy czarno-białym nadrukiem logo firmy. Organy podatkowe kwestionują bowiem brak e-podpisu faktury przesłanej w formie pliku PDF, uznając, że nie zapewnia to autentyczności faktury, a nie brak "zwykłego" podpisu sprzedawcy czy też pieczęci.