Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 24 (707) z dnia 20.08.2010

Anulowanie faktury wystawionej na kontrahenta, który nie dokonał zakupu

Pomyłkowo wystawiliśmy fakturę na kontrahenta, który nie był stroną transakcji. Fakturę tę wysłano kontrahentowi, który następnie ją zwrócił. Czy należy uznać, że faktura została wprowadzona do obrotu, a w związku z tym - VAT wykazany w tej fakturze stał się należny? Czy powinniśmy wystawić fakturę korygującą? Kontrahent zapewne korekty tej nie podpisze.

Odpłatną dostawę towaru dla podmiotu gospodarczego generalnie dokumentuje się fakturą VAT. W praktyce niekiedy zdarza się, że faktura zostanie pomyłkowo wystawiona na inny podmiot niż ten, który dokonał zakupu. Pojawia się wówczas pytanie, jak skorygować ten błąd - czy należałoby wystawić fakturę korygującą, czy też taką fakturę można anulować?

Przypadki, kiedy wystawia się fakturę korygującą, wymieniono w § 13-14 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur. Zgodnie z tymi przepisami, fakturę korygującą wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji, lub skont), zwrotu kwot nienależnych (również zwrotu zaliczek, przedpłat, itp.), czy też w przypadku podwyższenia ceny po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Wprawdzie można byłoby uznać, że w przypadku, gdy faktura została wystawiona na podmiot, który nie jest stroną transakcji, zachodzą pomyłki „w jakiejkolwiek innej pozycji faktury” (co jest generalnie podstawą do wystawienia faktury korygującej), lecz w tym przypadku nie można uznać, że transakcja w ogóle miała miejsce (kontrahent, na którego została wystawiona faktura, nie dokonał bowiem żadnego zakupu). Z tego też względu należałoby uznać, że wystawienie faktury korygującej nie jest prawidłowe. Tym bardziej, że w art. 29 ust. 4a ustawy o VAT postanowiono, że w przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, w celu obniżenia VAT niezbędne jest posiadanie potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę. Wprawdzie przepis ten nie stanowi o obowiązku posiadania podpisu korekty przez nabywcę (a jedynie o posiadaniu potwierdzenia odbioru dokumentu), lecz skoro kontrahent, na którego wystawiono fakturę, nie był stroną transakcji, wysyłanie mu faktury korygującej jest całkowicie nieuzasadnione, tym bardziej, że odesłał on fakturę pierwotną.

Pozostaje zatem przeanalizowanie, czy podatnik może anulować fakturę wystawioną na kontrahenta niebędącego stroną transakcji.

Żadne przepisy nie regulują kwestii anulowania faktur. W praktyce przyjęło się jednak, że anulowanie faktury jest możliwe, jeżeli faktura nie została wprowadzona do obrotu. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 7 czerwca 2010 r., nr IPPP2-443-154/10-5/KG uznał, że faktura niewprowadzona do obrotu to faktura, która nie została doręczona adresatowi. Za fakturę taką - zdaniem Dyrektora ww. Izby Skarbowej - można uznać również fakturę, która została omyłkowo wystawiona i przesłana do kontrahenta, z którym nie zawarto żadnej transakcji, a który odesłał otrzymaną fakturę. Jeżeli zatem podatnik jest w posiadaniu zarówno oryginału faktury, jak i jej kopii, przedmiotową fakturę można anulować.

WAŻNE: Anulowanie faktury powinno odbyć się poprzez opatrzenie jej odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie jej w dokumentacji podatkowej.

Anulowanie faktury powoduje korektę błędnie wykazanego przez podatnika obrotu. Co istotne - w tym przypadku nie znajdzie zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Tak też uznał Dyrektor Izby Skarbowej w przytaczanej powyżej interpretacji indywidualnej:

„(…) art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług przewiduje szczególny przypadek samoistnego powstania obowiązku podatkowego w efekcie samego wystawienia faktury, wykazującej kwotę podatku od towarów i usług. W analizowanym przepisie został użyty termin: „wystawi” fakturę, który to termin niewątpliwie należy odróżnić od terminu „sporządzi” fakturę. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura VAT jedynie sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (faktura anulowana), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. (…)”

WAŻNE: Jeżeli VAT z faktury, która została następnie anulowana, został już rozliczony (tj. wykazany w deklaracji VAT), to anulowanie tej faktury spowoduje konieczność skorygowania deklaracji, w której wykazano przedmiotową fakturę. Składając taką korektę deklaracji należy pamiętać o dołączeniu wyjaśnienia przyczyny jej złożenia.

Na zakończenie warto zaznaczyć, że anulowanie faktur powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym podatnik w każdym przypadku powinien dołożyć należytej staranności, aby zdarzenia gospodarcze były dokumentowane prawidłowo i nie istniała konieczność anulowania faktur.