Poradnik VAT nr 1 (337) z dnia 10.01.2013

Dokumentowanie transakcji od 1 stycznia 2013 r.

Wiele obowiązujących w 2012 r. szczegółowych zasad wystawiania faktur, uległo zmianie od 1 stycznia 2013 r. w związku ze zmianą rozporządzenia w sprawie faktur. W założeniu, zmiany te mają uprościć zasady dokumentowania transakcji opodatkowanych podatkiem VAT.

Natomiast od 1 stycznia 2014 r. określone w rozporządzeniu przepisy regulujące wystawianie, przesyłanie, udostępnianie oraz przechowywanie faktur będą przeniesione do ustawy o VAT.

1. Elementy faktury

W § 5 ust. 1 znowelizowanego rozporządzenia w sprawie faktur określone zostały elementy, jakie powinna zawierać faktura. W porównaniu do regulacji obowiązujących w 2012 r. wprowadzono w tym zakresie kilka istotnych zmian.

Faktura - od dnia 1 stycznia 2013 r. - zawierać powinna:

1) datę jej wystawienia,

2) kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy o VAT - numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony kodem PL,

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy - numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego,

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10) kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawkę podatku,

13) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwotę należności ogółem.

Od 2013 r. nie ma obowiązku oznaczania faktur określeniem "FAKTURA VAT". Nic jednak nie stoi na przeszkodzie - zdaniem redakcji - aby oznaczenia takie były nadal stosowane. Przepis § 5 rozporządzenia w sprawie faktur określa bowiem konieczne elementy faktury, nie zabraniając przy tym stosowania elementów dodatkowych, które podatnik może stosować przy oznaczaniu dokonywanych transakcji. Nie powinno być żadnych wątpliwości, że dokument wystawiony w 2013 r. oznaczony tak jak dotąd jako "FAKTURA VAT" nie będzie dokumentem wadliwym, a w szczególności nie będzie pozbawiał nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W 2013 r. nie ma już obowiązku umieszczania na fakturach dokumentujących nabycie paliw numeru rejestracyjnego samochodu, jak również adnotacji "Faktura VAT-MP", "Faktura VAT-marża" oraz informacji, że podatek VAT rozlicza nabywca.

W zamian wprowadzono obowiązek podania danych wynikających z art. 226 dyrektywy w sprawie VAT, czyli wyrazów: "metoda kasowa", "samofakturowanie", "procedura marży dla biur podróży", "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki", "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki", czy "odwrotne obciążenie".

Zlikwidowane zostały szczegółowe zasady wystawiania faktur w przypadku stosowania przez podatnika cen urzędowych. W tej sprawie sposób wyliczenia podatku pozostawiono do wyboru podatnika.

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatnika zwolnionego podmiotowo lub przedmiotowo z VAT, na fakturze należy wskazać (§ 5 ust. 2 pkt 6):

• przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
   
• przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
   
• inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

W odniesieniu do faktur elektronicznych istotną zmianą jest znaczące ułatwienie otrzymania zgody kontrahenta na ich otrzymywanie. Nie jest już bowiem konieczne posiadanie pisemnej zgody w tej kwestii. Jeżeli kontrahent zapłaci należność z e-faktury, oznacza to jego domniemaną zgodę na otrzymywanie tego rodzaju dokumentów.

2. Kto może wystawić fakturę?

Na mocy nowych regulacji podatnik zwolniony podmiotowo z VAT ma możliwość wyboru - czy udokumentować wykonaną czynność fakturą VAT, czy też rachunkiem, wystawionym na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.). Jest to zmiana niezwykle istotna, bowiem w 2012 r. faktury wystawiane były - co do zasady - przez czynnych podatników VAT (§ 4 ust. 2 i § 17 pkt 4 rozporządzenia).

Faktury może również wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.

W odniesieniu do faktur wystawianych przez nabywców towarów i usług znacznie złagodzone zostały wymogi formalne. Podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika (czynnego lub zwolnionego) mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące:

1) dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu,

2) otrzymanie należności, o której mowa w art. 19 ust. 11 ustawy (zaliczki, zadatku raty), oraz

3) dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w § 26a pkt 2 lit. b)

- jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności (§ 6 ust. 1 rozporządzenia).

Możliwość dokumentowania transakcji przez nabywcę, jak również sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę pozostawiono więc w gestii kontrahentów.

Procedura polegająca na wystawianiu faktur przez nabywcę towaru czy usługi wydaje się być znacznie uproszczona w porównaniu do regulacji obowiązujących w latach poprzednich. Jedyną istotną kwestią w tym wypadku będzie zawarcie odpowiedniego porozumienia między stronami, pozwalającego bez przeszkód realizować taki sposób dokumentowania. Nie ma natomiast konieczności podpisywania umowy spełniającej określone przepisami warunki i zawiadamiania organu podatkowego o jej sporządzeniu.

3. Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

W rozporządzeniu w sprawie faktur wprowadzono również możliwość wystawiania faktur uproszczonych. Są to dokumenty wystawiane wówczas, gdy kwota faktury (kwota należności ogółem) nie przekroczy 450 zł albo 100 euro (§ 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia). Faktury uproszczone nie muszą zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu a także danych takich jak:

• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
   
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
   
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
   
• stawka podatku,
   
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
   
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

pod warunkiem jednak, że faktura taka zawierać będzie dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

Trudno przewidzieć, czy dokumenty te będą powszechnie stosowane przez podatników, bowiem ich uproszczenie może okazać się w zasadzie iluzoryczne. Skoro bowiem podatnik musi w fakturze takiej zamieścić dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku, to w zasadzie faktura ta w swej treści niewiele będzie różniła się od zwykłej faktury.

Uwaga

W przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekroczy 450 zł lub 100 euro - podatnicy mają wybór: mogą wystawić zwykłą fakturę, bądź też fakturę uproszczoną.

Faktury uproszczone nie mogą być wystawiane dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a także w odniesieniu do sprzedaży wysyłkowej i dostaw wewnątrzwspólnotowych (§ 5 ust. 5 rozporządzenia).

4. Terminy wystawiania faktur

W znowelizowanym rozporządzeniu w sprawie faktur utrzymano zasadę wystawiania faktur w terminie najpóźniej 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określać będzie w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę należy wystawić - podobnie jak w latach poprzednich - nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Nowością w zakresie dokumentowania jest przepis § 9 ust. 3 rozporządzenia, zgodnie z którym faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik musi wystawić fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano lub przemieszczono towar. Taki sam termin dokumentowania dotyczy usług transgranicznych opodatkowanych na podstawie art. 28b ustawy o VAT (§ 9 ust. 4 i 5 rozporządzenia).

Bez zmian pozostają terminy wystawiania faktur dokumentujących czynności, o których mowa w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-4 i 7-11 ust. 16a i 16b ustawy o VAT (§ 11 ust. 1).

Zasadniczo nie zmieniły się także reguły wystawiania faktur zaliczkowych. Sprecyzowano w tej kwestii, że fakturę (zaliczkową) wstawia się nie później niż 7. dnia od dnia, w którym otrzymano zaliczkę, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą powstaje obowiązek podatkowy (§ 10 ust. 1).

Tak jak w latach ubiegłych, również w 2013 r. fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Bez zmian pozostawiono także zasady przechowywania faktur.

5. Faktury korygujące i duplikaty faktur

Zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów faktur pozostały w dużej mierze takie same jak obecnie. Na etapie kolejnych projektów zmian rozporządzenia proponowano odstąpienie od wystawiania faktur wewnętrznych i not korygujących. Ostatecznie jednak dokumenty te pozostaną. W odniesieniu do not korygujących istotny jest jednoznaczny zapis w § 15 ust. 2 rozporządzenia, iż nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Przepis § 20 rozporządzenia w sprawie faktur regulujący zasady wystawiania duplikatów, został zmieniony, poprzez rozróżnienie sytuacji, w której duplikat wystawia się na podstawie faktury będącej w posiadaniu nabywcy, oraz takiej, w której fakturą dysponuje podatnik. W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;

2) nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1 lub § 15 ust. 1, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;

3) podmiot, o którym mowa w § 23, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie zawierać musi wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

W zakresie faktur wewnętrznych podatnicy będą mieli swobodę wyboru ponieważ usunięty został przepis nakazujący ich stosowanie (§ 24 ust. 1).

6. Autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści i jej czytelność

W rozporządzeniu w sprawie faktur zawarto zapis, zgodnie z którym to podatnik musi określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur (§ 20a rozporządzenia).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można - w świetle zmian - zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

7. Przepisy przejściowe

Na szczególną uwagę zasługują przepisy przejściowe w zakresie dokumentowania transakcji podlegających opodatkowaniu. Jeżeli chodzi o czynności wykonane przed dniem wejścia w życie znowelizowanego rozporządzenia w sprawie faktur, czyli przed 1 stycznia 2013 r., to wówczas do udokumentowania tych czynności stosować należy przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2012 r.

Nowe przepisy dotyczą tych czynności, które podatnicy wykonają począwszy od dnia 1 stycznia 2013 r. Inaczej natomiast jest w przypadku dokumentów korygujących. Do wystawiania faktur korygujących oraz faktur będących duplikatami do faktur wystawionych przez dniem 1 stycznia 2013 r., stosować należy już "nowe" regulacje.