A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 23 (814) z dnia 10.08.2013

Niezafakturowane usługi oraz faktury wystawione po terminie

Kontrahent wykonuje na naszą rzecz usługi transportowe. Umowa określa, że za wykonane usługi będą wystawiane comiesięczne faktury. Od około 3 lat usługodawca nie przekazuje nam żadnych faktur, pomimo że cały czas świadczy usługi na naszą rzecz, a my o wystawianie tych faktur monitujemy. Jak ujmować takie niezafakturowane świadczenia w księgach rachunkowych? Obecnie umowa dobiega końca i spodziewamy się, że firma wystawi nam faktury za cały miniony, trzyletni okres. Czy będziemy mogli przyjąć takie faktury oraz odliczyć z nich VAT?

Ujmowanie skutków umowy o usługi transportowe w księgach rachunkowych, pomimo braku faktur, jest niezbędne. Faktury wystawione bądź dostarczone z opóźnieniem zachowują status dokumentu księgowego; możliwe jest również odliczenie zawartego w nich VAT.

Problem niewystawiania, wbrew obowiązkowi, faktur w przypadku świadczenia usług na rzecz przedsiębiorcy jest przede wszystkim problemem usługodawcy, który dopuszcza się czynu zabronionego z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z tym przepisem, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Po stronie nabywcy występują problemy innego rodzaju - jest to przede wszystkim problem z pozyskaniem dokumentu zewnętrznego obcego, jakim jest faktura za wykonane usługi, w oparciu o który można by bezpośrednio ująć w księgach koszt i zobowiązanie, oraz problem braku możliwości odliczania VAT (domniemujemy jednak, że wobec braku faktur nabywca nie płaci za te usługi, stąd problem bieżącego odliczenia VAT ma znaczenie drugorzędne).

Pomimo braku faktur, nabywca korzysta ze świadczonych na jego rzecz usług i powinien ten stan odzwierciedlić w swoich księgach rachunkowych, obciążając comiesięcznie koszty bilansowe. Podstawą zapisów będzie tutaj umowa, na podstawie której można dokładnie określić wielkość zobowiązania, bądź też przynajmniej dokonać stosownych szacunków tej kwoty. Jeżeli kwota jest znana, księgowania można dokonywać za pośrednictwem konta 30 "Rozliczenie zakupu usług" - jego saldo Ma wykazujemy w pasywach jako zobowiązanie z tytułu dostaw i usług. Jeśli natomiast możliwe jest jedynie szacunkowe określenie kwoty zobowiązania, należy również obciążyć koszty, jednak w korespondencji z kontem biernych rozliczeń międzyokresowych. Saldo tego konta wykażemy w pasywach jako rezerwę (będzie to bowiem zobowiązanie, którego kwota nie jest pewna - zob. art. 3 ust. 1 pkt 21 ustawy o rachunkowości).

Faktury wystawione po terminie nie wyłączają prawa do odliczenia zawartego w nich podatku VAT. Jeśli świadczeniodawca dostarczy w końcu faktury za wykonane usługi, należy zwrócić uwagę na to, jakie zostały podane na nich daty wystawienia. Nie wiemy bowiem, czy faktury nie były w ogóle wystawiane (wówczas powinniśmy otrzymać faktury z bieżącą datą wystawienia), czy może były wystawiane, a jedynie nie były przekazywane nabywcy (wówczas będą miały daty faktycznego wystawienia, sięgające wielu okresów wstecz). W tym drugim przypadku niezbędne będzie, dla celów dowodowych, wyraźne adnotowanie na otrzymanych fakturach daty ich wpływu. To właśnie data wpływu faktury (z pewnymi nieistotnymi tu wyjątkami) wyznacza moment nabycia uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego (zob. art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT). Nie zmienia tego stanu rzeczy fakt wpływu tych faktur do podatnika ze znacznym opóźnieniem.