Faktury elektroniczne zamiast papierowych - zasady wystawiania i przechowywania

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy o VAT, Minister Finansów upoważniony został do określenia w drodze rozporządzenia, sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Z kolei w ust. 11 tego przepisu zawarto upoważnienie Ministra Finansów do określenia w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, w drodze rozporządzenia, zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości i rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Wypełniając delegację ustawową, o której mowa w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. poz. 1528).

W zasadzie od woli podatnika zależy sposób przekazania kontrahentowi dokumentu potwierdzającego daną transakcję, może on zatem zdecydować, czy będzie to faktura w wersji papierowej czy też elektronicznej.

Krąg podmiotów uprawnionych do wystawiania e-faktur jest taki sam jak w przypadku faktur w formie papierowej. W tym zakresie nie przewidziano żadnych szczególnych uregulowań. Oznacza to, że e-faktury wystawiać mogą:

• zarejestrowani podatnicy VAT czynni,
• zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni,
• podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. To podatnik ma obowiązek zapewnić ww. warunki.

Zgodnie z § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie e-faktur, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Regulacje dotyczące terminów wystawiania faktur stosuje się zarówno do faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Terminy wystawiania faktur określone zostały szczegółowo w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur. Zasadniczo - zgodnie z § 9 ww. rozporządzenia - fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Jeżeli natomiast faktura dokumentuje kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, musi zostać wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą o VAT powstaje obowiązek podatkowy, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia, w którym ją otrzymano (§ 10 rozporządzenia w sprawie faktur). Dla niektórych czynności określono inny termin wystawienia faktur, jak np. w odniesieniu do usług budowlanych, dla których fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Dane, jakie należy umieścić na fakturze elektronicznej są takie same jak w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej. Wśród elementów wymienionych w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur są m.in.: imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto), wartość sprzedaży netto, stawka podatku, suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, kwota należności ogółem.

Warto dodać, że do e-faktur mają również zastosowanie przepisy stanowiące o tzw. fakturach uproszczonych. Zatem w przypadku niewielkiej wartości danej transakcji (gdy suma należności nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro), podatnik może wystawić fakturę uproszczoną, na której nie musi wpisywać szczegółowych danych nabywcy, wystarczy jedynie jego numer NIP lub PESEL.

W sytuacji przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury w formie elektronicznej, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Wynika to z przepisu § 5 rozporządzenia w sprawie e-faktur.

Faktury - na postawie § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur - wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia nabywcy.

Jeżeli - na mocy § 6 rozporządzenia w sprawie faktur - nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy - to właśnie nabywca przesyła e-faktury, w tym udostępnia je podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży (§ 19 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur).

Natomiast w przypadku gdy mamy do czynienia z notą korygującą wystawianą przez nabywcę towaru czy usługi, to przesyła on (w tym udostępnia) w formie elektronicznej taki dokument wystawcy faktury.

W stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 r. faktury mogły być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja, albo też jej cofnięcie, wyrażane były w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej - na podstawie § 3 rozporządzenia w sprawie e-faktur - wymaga akceptacji ich odbiorcy. Nie ma jednak konieczności zachowania formy pisemnej (czy elektronicznej) takiej akceptacji.

Oznacza to, że na zasadzie domniemania zgody kontrahenta, podatnik może wysyłać mu e-faktury, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie. Wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy otrzymywania e-faktur jest opłacenie należności z wysłanej w ten sposób faktury.

Akceptacje uzyskane przez podatnika od kontrahentów przed 1 stycznia 2013 r., zachowują swą ważność w 2013 r. (§ 8 rozporządzenia w sprawie e-faktur).

Faktury przesyłane drogą elektroniczną podatnik musi przechowywać na terytorium kraju (jeżeli posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju) w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2) łatwe ich odszukanie;

3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

E-faktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, jeżeli są one przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.