Biała lista - elektroniczny wykaz podatników VAT

Szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ust. 1 ustawy o VAT prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podatników VAT, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Jak wynika z objaśnień podatkowych MF z dnia 20 grudnia 2019 r. w sprawie wykazu podatników jednym z podstawowych celów wykazu jest ułatwienie i przyspieszenie wyszukiwania danych o podmiotach (w tym zarejestrowanych jako podatnicy VAT czy ich rachunków bankowych). Korzystanie z wykazu ułatwia również dokonywanie przez podatników płatności za towary i usługi.

Wykaz taki jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę. Z tym, że zgodnie z wyjaśnieniami znajdującymi się na stronie internetowej www.podatki.gov.pl w zakładce Wykaz podatników/Pytania i odpowiedzi: "(...) Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego (...)".

Ww. wykaz jest bardzo przydatny dla podatników VAT, gdyż w jednym miejscu mogą oni sprawdzić najważniejsze informacje o swoich kontrahentach. Powyższe informacje można pobrać bezpłatnie korzystając z wyszukiwarki podatników VAT znajdującej się na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/) pod nazwą "Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT". Ponadto, dostęp do tego wykazu jest możliwy także za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) w zakładce: "Wykaz podatników VAT" - Sprawdź kontrahenta na wykazie podatników VAT (biała lista). Aby znaleźć dane kontrahenta (lub swoje) należy wpisać: numer NIP albo numer REGON, nazwę firmy lub jej fragment, imię i nazwisko - w przypadku osób fizycznych lub numer rachunku.

Należy pamiętać, że podatnik może sprawdzić historię rejestracji kontrahenta dla celów VAT oraz jego dane zamieszczone w wykazie w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Dane takiego kontrahenta są udostępniane według stanu na wybrany dzień. Z tym, że w przypadku takich danych jak:

1) firma (nazwa) lub imię i nazwisko,

2) numer NIP,

3) status podmiotu:

• w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
• zarejestrowanego jako "podatnik VAT czynny" albo "podatnik VAT zwolniony", w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona oraz

4) numer REGON

- są one aktualne na dzień sprawdzenia.

Dodatkowo warto mieć na uwadze, że zgodnie z art. 96b ust. 4 ustawy wykaz podatników VAT nie obejmuje:

• numerów rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK - w przypadku podmiotów, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT, 
• imion i nazwisk osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich NIP, imion i nazwisk prokurentów oraz ich NIP, imion i nazwisk lub firmy (nazwy) wspólnika oraz jego NIP - w przypadku podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona, a także podatników wykreślonych z urzędu z rejestru jako podatnik VAT z uwagi na zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy.

W objaśnieniach podatkowych z dnia 20 grudnia 2019 r. w sprawie wykazu podatników VAT MF wyjaśnia, że: "(...) Wykaz umożliwi w prostszy sposób zachowanie należytej staranności. Weryfikacja formalna kontrahenta jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa, czy też nie wiedzieli lub nie mogli wiedzieć, że dana transakcja służy oszustwu. Obejmuje ona m.in. sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony oraz czy jest wpisany do wykazu jako podmiot, który został wykreślony z rejestru jako podatnik VAT lub podmiot któremu odmówiono rejestracji (podkreślenie redakcji) (...)".

Uwaga

Korzystanie z białej listy nie jest obowiązkowe, jednak brak weryfikacji kontrahenta może spowodować zarzut niedochowania należytej staranności w kontaktach z kontrahentem i skutkować jednocześnie brakiem prawa do odliczenia VAT od zakupu towaru/usługi.

Wśród Czytelników pojawiły się wątpliwości czy w wykazie podatników VAT powinni sprawdzać zarówno kontrahentów, od których nabywają towary/usługi, czy także tych, którym sprzedają towary/usługi. W tym miejscu warto wyjaśnić, że przesłanki dochowania należytej staranności (czy też solidarna odpowiedzialność, o której mowa w dalszej części artykułu) sugerują, że w wykazie należy sprawdzać kontrahentów, od których podatnik nabywa towary/usługi. Jednakże, zdaniem redakcji, w celu uniknięcia nieświadomego uwikłania się np. w karuzelę podatkową służącą wyłudzaniu VAT podatnicy mogą sprawdzać także kontrahentów, którym sprzedają towary/usługi.

Na podstawie art. 96b ust. 7 ustawy o VAT Szef KAS wykreśla podmiot z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji podmiotu jako podatnika VAT albo wykreślił podmiot z rejestru jako podatnika VAT.

Ponadto naczelnik urzędu skarbowego z urzędu lub na wniosek, usuwa lub prostuje dane inne niż dane osobowe zawarte w wykazie niezgodne ze stanem rzeczywistym. Przy czym podmiot, którego dane zostały zawarte w wykazie, może złożyć do naczelnika urzędu skarbowego uzasadniający wniosek o usunięcie lub sprostowanie danych innych niż dane osobowe niezgodnych ze stanem rzeczywistym. Wówczas organ podatkowy może odmówić, w drodze decyzji, usunięcia lub sprostowania danych innych niż dane osobowe zawartych w wykazie wskazanych we wniosku podmiotu, jeżeli spowodowałoby to niezgodność ze stanem rzeczywistym.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przy transakcjach powyżej 15.000 zł podatnik dokonuje płatności swojemu kontrahentowi przelewem na jego rachunek bankowy. Zatem należność taka powinna być wpłacona na rachunek bankowy kontrahenta wskazany w wykazie podatników VAT. Wówczas podatnik nie ponosi negatywnych konsekwencji finansowych.

Na stronie internetowej MF https://www.podatki.gov.pl/vat/bezpieczna-transakcja/wykaz-podatnikow-vat/ czytamy m.in.: "(...) Jeśli zlecisz płatność na inny rachunek niż wskazany w wykazie, to (...) będziesz solidarnie odpowiadać ze sprzedawcą, który jest czynnym podatnikiem VAT, za jego zaległości podatkowe w tej części VAT, która przypada na płatność za transakcję, potwierdzoną fakturą dokonaną przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecania przelewu na wykazie podatników VAT (...)."

Wzór zawiadomienia ZAW-NR dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Powyższe wynika z art. 117ba Ordynacji podatkowej. Warto podkreślić, że tego rodzaju sankcji nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika:

• wynika z transakcji innej niż określona w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162) lub
• została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 14 dni od dnia zlecenia przelewu (termin ten obowiązuje w czasie trwania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19), lub
• została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:

a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub

b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub

c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym

- jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a), b) lub c), lub

• została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności,
• wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu WNT, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.